Achtergrondinformatie

Hier leest u achtergrondinformatie over de zelfevaluatietool kwaliteitscriteria. Achtereenvolgens wordt ingegaan op:

• Nut en noodzaak van de tool
• Privacy is desgewenst gegarandeerd, maar delen en vergelijken is van belang
• Wie kan de tool invullen
• De verschillende fasen van invullen en gebruik
• Hoe te gebruiken en meer informatie

Nut en noodzaak van de tool

De zelfevaluatietool is beschikbaar. Gebruiksvriendelijk en het levert voor u als organisatie een schat aan informatie op. Als u de tool gebruikt, en eigenlijk is er geen enkele reden om het niet te doen, dan krijgt u een goed beeld van de huidige uitvoeringskwaliteit van uw organisatie. De tool is er niet om u als organisatie een stempel te geven van ‘voldoet' of ‘voldoet niet'. Nee, de tool is er om u te laten zien waar u staat en inzichtelijk te maken waar mogelijke aandachtspunten voor uw organisatie liggen. Daar kunt u alleen maar uw voordeel mee doen.

Gemeenten, provincies, milieudiensten en samenwerkingsverbanden kunnen met deze zelfevaluatietool kwaliteitscriteria dus voor zichzelf bekijken hoe hun organisatie zich verhoudt tot de zogenaamde referentieset kwaliteitscriteria die in december 2009 zijn vastgesteld (in de wandelgangen ook wel de KPMG-criteria genoemd). De centrale uitgangspunt van de tool is het zelf meten van de kwaliteit én het stimuleren van het kwaliteitsdenken binnen de organisatie.

De tool bestaat uit een digitale vragenlijst, rapportagemogelijkheden, en de mogelijkheid om aan het landelijke programmabureau feedback te geven op bruikbaarheid en toepasbaarheid van de criteria.

Voor de goede orde: De tool levert geen bussines case op, en is geen rekenmodel voor de uitvoering van de taken. De tool is alleen bedoeld om zelf te kijken waar je staat als organisatie.

Het gebruiken van de tool is geen verplichting. Maar het levert wel een schat aan informatie op voor u als organisatie, als de tool gebruikt wordt. In het landelijke programma Uitvoering met Ambitie is door de partners wel gekozen voor het ontwikkelen van een tool die voor alle organisaties de mogelijkheid biedt om, precies aansluitend bij de referentieset kwaliteitscriteria, dezelfde meting te doen. Daarmee ontstaat ook de mogelijkheid voor onderlinge vergelijking en gesprek, waarbij ieder dezelfde basis gebruikt.

Privacy is desgewenst gegarandeerd, maar delen en vergelijken is van belang

De tool is vooral een hulpmiddel om zelf te kijken waar uw organisatie nu staat. Als u de tool invult doet u het in eerste instantie voor de eigen organisatie. Maar gehoopt wordt dat u de informatie wilt delen. Want u gaat mogelijk met anderen bij de uitvoering samenwerken. Dan is het voor het proces goed dat gekeken wordt waar iedereen staat. Op die manier is een goede bestuurlijke keuze voor de vorming van de uitvoeringsdiensten mogelijk. Maar de uitkomsten hoeven niet gedeeld te worden met anderen als u dat niet wenst.

Het belangrijkste doel is vooral om het kwaliteitsdenken binnen de organisatie over de taken op gang te brengen en te kijken waar prioriteiten moeten worden gesteld. In de tool krijgt u de keuzemogelijkheid voorgelegd over het delen van uw informatie met andere organisaties.

Ook kunt u de gegevens, op naam van uw organisatie of anoniem, aan de provinciale regisseur (als RUD-projectleider), of aan de RUD-coördinator als die in uw regio al aanwezig is, beschikbaar stellen, zodat deze in staat is om regionale trends te signaleren.

Voor de provinciale RUD-regisseur of RUD-coördinator en de landelijke projectleider zelfevaluatietool is het wel steeds mogelijk om te kijken in hoeverre het invulproces gevorderd is per organisatie. Ze hebben echter geen inzicht in de antwoorden zolang u dat niet wilt.

Wie kan de tool invullen

In principe kan iedereen die betrokken is de tool invullen. De tool is gedetailleerd, en sluit aan bij de kwaliteitscriteria, voor de onderdelen kritieke massa (deel A) en proces en inhoud (deel B), voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, voor milieu, bouw en ruimtelijke ordening (Wabo-breedte).

De hoeveelheid vragen is daardoor groot. U krijgt in het begin vragen over de ‘scope', de afbakening. De antwoorden hierop bepalen verder welke vragen (onderdelen) voor uw organisatie van toepassing zijn en aan u worden voorgelegd. Het is aan te raden om verschillende collega's een deel van de vragen te laten beantwoorden. Als u de tool opent, ziet u de verschillende onderdelen.

De verschillende fasen van invullen en gebruik

Het invullen van de tool kent eigenlijk vier fasen, die zijn:

1. invullen antwoorden in de vragenlijst;
2. review antwoorden;
3. invullen autorisatie;
4. inzicht in resultaten (rapportage).

Fase één - invullen antwoorden in de vragenlijst:
In deze fase vult de betrokkene bij de organisatie de zelfevaluatie in. Het is mogelijk dat meer mensen tegelijk in dezelfde vragenlijst werken. Let wel: iedere invuller binnen de organisatie gebruikt dezelfde inlogcode. De gegevens van degene die het laatste een bepaalde pagina verlaat, worden opgeslagen.

De provinciale RUD-regisseur of RUD-coördinator en de landelijke projectleider zelfevaluatietool kunnen in deze fase kijken in hoeverre het invulproces gevorderd is per organisatie. Ze hebben echter in deze fase geen inzicht in de ingevulde antwoorden.

U kunt kiezen voor het gebruik van de tool als ‘speelveld'. Dan gebruikt u de gegevens uitsluitend binnen uw eigen organisatie.

Als alle vragen zijn beantwoord, stuurt de invuller de gegevens door naar de reviewer van de eigen organisatie. De reviewer is diegene binnen de organisatie die de ingevulde gegevens moet accorderen.

Fase twee - review antwoorden:
In deze fase bekijkt de reviewer alle antwoorden die ingevuld zijn door de medewerker(s) van de organisatie. De reviewer kan de ingevulde vragenlijst terug naar de invuller sturen als hij vindt dat het niet goed is. De reviewer kan ook eventueel commentaar plaatsen bij de antwoorden.

Als de reviewer de antwoorden correct vindt, dan kan hij de antwoorden ‘vastzetten'. Het is daarna - in déze vragenlijst - niet meer mogelijk om de antwoorden aan te passen. (Er kan later, naar eigen keuze, wel een nieuwe vragenlijst worden geopend.)

Ook in deze fase hebben de provinciale RUD-regisseur of RUD-coördinator en de landelijke projectleider inzicht in hoeverre het invulproces gevorderd is per organisatie. Ze hebben echter ook in deze fase geen inzicht in de ingevulde antwoorden.

Fase drie - invullen autorisatie
Nadat de reviewer op de beantwoording een akkoord heeft gegeven, bepaalt hij of de rapportage vrij wordt gegeven aan de provinciale RUD-regisseur of RUD-coördinator en de landelijke projectleider zelfevaluatie. Daarbij kiest de reviewer of de informatie anoniem wordt verstuurd of niet. Ook bepaalt de reviewer welke collega-organisaties inzicht in de antwoorden krijgen.

Als de reviewer de rapportage niet wilt versturen, blijven de gegevens alleen inzichtelijk voor de eigen organisatie. Wel kan de landelijke projectleider zelfevaluatietool de gegeven feedback (geanonimiseerd) op de kwaliteitscriteria inzien.

Fase vier - inzicht in resultaten
Afhankelijk wat de beslissing is van de reviewer in fase drie, komt fase vier. Als de reviewer de rapportage vrijgeeft, krijgt de provinciale RUD-regisseur, eventueel de RUD-coördinator of kwartiermaker, en de landelijke projectleider zelfevaluatie inzicht in de geautoriseerde rapportage.

Hoe te gebruiken en meer informatie

De tool is vanaf 13 januari 2011 toegankelijk via de website https://portal.qubussoftware.com/zelfevaluatie.

Mocht u algemene vragen hebben over nut en noodzaak van deze tool, dan kunt u contact opnemen met uw provinciale RUD-regisseur, of met het Programmabureau Uitvoering met Ambitie.

Iedere organisatie krijgt twee unieke inlogcodes: een code voor de invuller en een code voor de reviewer. Mogelijk ontvangt u in eerste instantie één code als reviewer, in dat geval kan de reviewer voor medewerkers een inlogcode als invuller aanvragen (via het formulier dat op de helpdesk beschikbaar is). Deze codes kunnen door meer betrokkenen tegelijkertijd gebruikt worden. De antwoorden en opmerkingen kunnen altijd gewijzigd worden, totdat de reviewer de antwoorden heeft goedgekeurd. Vanaf dat moment kan er in deze antwoordenset niets meer worden gewijzigd; wel kan de organisatie een nieuwe antwoordenset aanmaken.

Heeft u als invuller of reviewer technische of specifieke vragen over het invullen van de tool, dan kunt u een lijst met veelgestelde vragen raadplegen. In gevallen dat u uw vraag en antwoord daar niet vindt, kunt u uw vraag via het vragenformulier aan de helpdesk stellen.