Spoorboekje Verdrag van Aarhus
Openbaarheid
Inhoud pagina: Spoorboekje Verdrag van Aarhus
Op grond van het Verdrag van Aarhus (verder het verdrag) en de Europese Richtlijn 2003/4/EG, die de toegang tot milieu-informatie voor het publiek regelt (verder de richtlijn), is het mogelijk dat overheden de wijze waarop hun milieu-informatie toegankelijk is en de manier waarop hun informatie wordt verspreid moeten aanpassen. In het rapport van de 1e fase van het project implementatie Aarhus (te downloaden via deze website) is weergegeven waar de overheden aan moeten voldoen (paragraaf 4.2 van de rapportage). Het verdrag is op 14 februari 2005 omgezet in de Nederlandse regelgeving (Staatsblad 2005, nr. 66). De op het verdrag gebaseerde Europese richtlijn `Toegang tot milieu-informatie' is daarmee eveneens grotendeels geïmplementeerd. Sinds 14 februari 2005 moeten alle overheden aan de richtlijn voldoen. In dit spoorboekje is de activiteitenlijst voor overheidsinstanties voor de uitvoering van Richtlijn 2003/4/EG opgenomen.
De activiteitenlijst geeft aan welke acties overheden moesten uitvoeren of welke maatregelen overheden moesten nemen om te komen tot een goede implementatie van de Europese richtlijn 2003/4/EG in de eigen organisatie. Het betreft hier dus de voorbereidende werkzaamheden die nodig waren tot 14 februari 2005, datum waarop overheden volgens de nieuwe wetgeving moeten werken. Het geeft een globaal overzicht van activiteiten weer die zijn gekoppeld aan een indicatief tijdpad. Overheden kunnen die activiteiten afhankelijk van hun organisatie verder invullen. Bij een aantal van de acties kan er doorgeklikt worden naar uitgebreidere informatie op deze website.
De richtlijn geeft naast minimale wettelijke verplichtingen ook mogelijkheden om de informatievoorziening naar het publiek naar eigen wensen in te vullen. Vooraf dienen overheden te bepalen welk ambitieniveau de eigen organisatie nastreeft. Dit kan zich beperken tot de uitvoering van de minimale vereisten uit de richtlijn, maar kan ook verder gaan.
Bepalen ambitieniveau
De richtlijn geeft naast minimumeisen ook mogelijkheden om de informatievoorziening naar het publiek volgens eigen wensen in te vullen. Vooraf dienen overheden te bepalen welk ambitieniveau de eigen organisatie nastreeft. Dit kan zich beperken tot de uitvoering van de minimale vereisten uit de richtlijn, maar kan ook verder gaan. Een hoger ambitieniveau kan samenhangen met de wens tot verregaande (interactieve) communicatie met de burger. Het ambitieniveau dient tijdens het proces diverse malen geijkt te worden aan de mogelijkheden binnen de organisatie en de voortgang van het proces tot implementatie. Een hoger ambitieniveau mag natuurlijk een tijdige implementatie van de eisen niet in de weg staan.
Maken van een eigen spoorboek
Omdat iedere organisatie een eigen karakter heeft, anders is ingericht en een ander vertrekpunt heeft voor voorbereiding ten aanzien van de implementatie van de richtlijn, is het aan te bevelen een eigen spoorboek te maken waarin wordt beschreven welke activiteiten wanneer en door wie uitgevoerd moeten worden. De bovenstaande activiteitenlijst kan daarvoor als basis dienen. In het eigen spoorboek kunnen de activiteiten gedetailleerder worden beschreven en kan er een concreet tijdpad aan worden gekoppeld. Overheden konden (en kunnen nog steeds indien nodig) aan de hand van hun eigen activiteitenlijst een planning maken met daarbij de te verwachten in te zetten capaciteit voor zowel de voorbereiding als voor de daadwerkelijke uitvoering vanaf 14 februari 2005.
Voor de evaluatie van de implementatie is het van belang dat er een registratiesysteem wordt opgezet waarin kan worden bijgehouden hoeveel tijd er wordt besteed aan de voorbereiding en uitvoering van de richtlijn.
Informatiestructuur in kaart brengen
Milieu-informatie die relevant is voor de uitoefening van de taak van overheden dient geordend te zijn met het oog op de actieve en systematische verspreiding onder het publiek.
Overheden moeten een overzicht maken van welke milieu-informatie relevant is voor de uitvoering van hun taak en waar zij over beschikken. Tevens moeten overheden aangeven waar deze informatie aanwezig is, in welke vorm en wat de kwaliteit daarvan is. Dit overzicht dient vervolgens als uitgangspunt voor het ordenen en beschikbaar maken van de informatie (zie ‘register van milieu-informatie opstellen’).
Register van milieu-informatie opstellen
De richtlijn bepaalt dat alle beschikbare milieu-informatie via een register of een modellijst kenbaar moet worden gemaakt aan het publiek. Daarbij kunnen overheden aangeven waar deze informatie zich bevindt en welke informatie zij al actief verspreiden.
Opstellen lijst met organisaties die milieu-informatie beheren
Milieu-informatie die beschikbaar komt bij of door de uitvoering van een taak van een overheidsinstantie moet toegankelijk zijn en in sommige gevallen actief worden gecommuniceerd. Niet alle informatie zal bij de overheidsinstantie zelf aanwezig te zijn. Hiervoor is het van belang dat overheidsinstanties een overzicht hebben van de organisaties die voor hen de milieu-informatie beheren. Dit kunnen milieudiensten zijn maar bijvoorbeeld ook commerciële adviesbureaus die milieutaken voor of namens een overheidsinstantie uitvoeren en ook de informatie beheren.
Milieu-informatie standaard digitaal opslaan
De richtlijn bepaalt, dat informatie die relevant is voor de uitoefening van de taak van overheden, of waarover overheden beschikken, door overheden wordt geordend met het oog op een actieve en systematische verspreiding onder het publiek, met name door middel van computertechnologie en/of elektronische technologie wanneer deze voorhanden is. Dit betekent dat overheden informatie nu in principe standaard digitaal moeten opslaan. Informatie die voor de inwerkingtreding van de richtlijn op 14 februari 2005 elektronisch voor overheden beschikbaar was, moet ook in die vorm bewaard blijven.
Eventuele procedures met betrekking tot opslaan en archivering van informatie kunnen hierop worden aangepast.
Inventariseren en registreren meetmethodes
In het geval van het leveren van informatie op verzoek, is voor het begrijpen van de geleverde informatie ook de totstandkoming van die informatie van belang. Daarom stelt de richtlijn dat meetmethodes die zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie, inclusief de methodes voor analyse, monstername, voorbereiding van monsters deel moeten zijn van de beantwoording, indien deze informatie voorhanden is. Het kan hier eveneens gaan om een standaardprocedure die gebruikt wordt. De instanties dienen de voorhanden zijnde methodes of standaardprocedures te inventariseren en te registreren.
Aanpassen procedures
Op grond van het verdrag en de richtlijn wijzigen de gronden waarop een verzoek om informatie geweigerd kan worden. Ook wijzigt de termijn waarbinnen de informatie geleverd moet worden. Procedures voor het behandelen van verzoeken om het beschikbaar stellen van milieu-informatie (o.g.v. de Wob), al dan niet onderdeel van een gecertificeerd kwaliteitssysteem, dienen te worden aangepast aan de termijnen voor het verstrekken van informatie. Ook dienen in de procedures te worden opgenomen hoe met weigering van gegevensverstrekking wordt omgegaan (zie: ‘Ontwikkelen toetsingskader weigeringsgronden’). Optioneel is bijvoorbeeld het opnemen van welke milieu-informatie op welke wijze actief wordt verspreid (zie: ‘Bepalen activiteiten voor actieve verspreiding informatie’).
Ontwikkelen toetsingskader weigeringsgronden
Op dit moment wordt meestal het Wob-toetsingskader gebruikt bij het beoordelen van een verzoek om geheimhouding. In sommige gevallen wordt in de praktijk echter een eigen, binnen de grenzen van de Wob passend, toetsingskader gehanteerd. Dit toetsingskader dient dan vooraf te worden opgesteld. Aan het publiek dient kenbaar te worden gemaakt welk toetsingskader de organisatie hanteert en wat dit inhoudt.
Opstellen regime vergoedingen
Overheidsinstanties mogen een redelijke vergoeding vragen voor het verstrekken van informatie. Indien u overweegt een vergoeding te vragen dient u hiervoor een regime te bepalen en openbaar te maken. De richtlijn geeft aan dat het openbaar maken van het vergoedingenregime verplicht is.
Organisatie aanpassen aan eisen Europese richtlijn 2003/4/EG
De richtlijn verplicht tot een actieve rol van de overheidsinstanties bij het duidelijk krijgen van het informatieverzoek van de burger en bij het verschaffen van toegang tot de informatie. Hoe deze eis dient te worden geconcretiseerd is niet vastgelegd. Een voorbeeld is het benoemen van een voorlichtingsambtenaar die burgers behulpzaam is bij verzoeken om informatie en het inrichten van een ruimte waar informatie kan worden bekeken. Dit kan een bibliotheek zijn of een kamer met PC en toegang tot digitale bestanden.
Bepalen activiteiten voor actieve verspreiding informatie
In voorgaande stappen is aangegeven welke maatregelen getroffen dienen te worden om te inventariseren welke milieu-informatie beschikbaar is en waar deze opgeslagen is. Een taak van de overheidsinstanties is echter ook actieve verspreiding van deze informatie. Veelal wordt de informatie al verspreid via (plaatselijke en/of regionale) bladen, via websites van de organisaties e.d.
Er kan een overzicht worden gemaakt van welke milieu-informatie momenteel op welke manier wordt verspreid en welke informatie hierin nog ontbreekt, hiervoor kunnen overheden het overzicht dat onder D is opgesteld gebruiken. Deze stappen kunnen vervolgens opgenomen worden in de procedures van het informatiesysteem.
Overige milieu-informatie digitaal opslaan
Naast de verplichting om milieu-informatie in principe digitaal op te slaan (zie: ‘Milieu-informatie standaard digitaal opslaan’) kan er worden gekozen ook informatie van voor 14 februari 2005 die nog niet digitaal beschikbaar is alsnog elektronisch op te slaan voor een betere informatievoorziening aan de burger. Dit is vaak ook in het belang van de uitoefening van de eigen overheidstaak.
Internet volledig benutten als medium
Internet wordt momenteel al veel gebruikt voor informatievoorziening. Hierbij valt te denken aan publicatie van vergunningen, het beschikbaar zijn van Data Ware Houses en de mogelijkheid tot het downloaden van beleidsnota’s e.d.. Hoewel het internet geen verplicht medium is voor de actieve verspreiding van informatie is dit wel een zeer geschikt medium. Internet biedt veel mogelijkheden die nog niet altijd volledig door organisaties worden benut.
Interactief beleid voeren met behulp van actieve informatievoorziening
Bij het actief verspreiden van informatie naar de burger, is niet alleen van belang welke informatie beschikbaar is en kan worden verspreid, maar is ook van belang welke informatiebehoeftes bestaan bij de burger. Middels een interactief proces kan hier meer kennis over worden verkregen en kan actieve informatievoorziening ten behoeve van de beleidsvorming worden verbeterd.
