10 jaar Omgevingsloket online

Op 1 oktober 2020 bestond het Omgevingsloket online (OLO) 10 jaar. De lancering van een digitaal loket voor omgevings- en watervergunningen zorgde in 2010 voor grote veranderingen. Voor aanvragers én behandelaars. In aanloop naar het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) blikt Nieuws in Perspectief terug en vooruit met 2 gebruikers van het eerste uur.

In het OLO kunnen burgers en bedrijven online een check doen om te zien of uitsnede olo een vergunning of melding voor hun plannen nodig is. Ook is het mogelijk direct een vergunningaanvraag of melding in te vullen. Na toevoeging van tekeningen en andere documenten kan de gebruiker alles in één keer digitaal indienen bij de overheid.

Lastenverlichting of toch te lastig?

Voor veel professionele aanvragers betekende het OLO een enorme lastenverlichting. Bij grote milieuvergunningen scheelde het bijvoorbeeld letterlijk verhuisdozen met ordners vol aanvragen en bijlagen. Maar voor burgers die eenmalig iets moeten aanvragen, blijkt het systeem vaak ingewikkeld.

Het OLO werd gelanceerd met de invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Deze wet verving meer dan twintig andere wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving. Daarmee moesten afdelingen milieu, bouw en ruimtelijke ordening nóg nauwer met elkaar samenwerken of werden ze zelfs samengevoegd.

Yanda van Dijk, Senior Adviseur Omgevingswet bij MvR & Partners en lid van de OLO-expertgroep

Afstemming tussen lokale overheden

Yanda van Dijk, Senior Adviseur Omgevingswet bij MvR & Partners en lid van de OLO-expertgroep, herinnert zich dat de periode voor livegang van het OLO ‘wel heel spannend was’. Destijds werkte ze als functioneel applicatiebeheerder en later informatiemanager vergunningverlening en handhaving bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Als waterschapper liep zij er tegenaan dat niet bij iedereen even duidelijk was dat gemeenten voortaan de ingang zouden zijn voor aanvragen van watervergunningen. De afstemming tussen lokale overheden was een echte uitdaging.

Gert-Jan Heijlema

Gert-Jan Heijlema, Informatiemanager gemeente Rotterdam en lid van de OLO-expertgroep

Integrale afweging

Een ander lid van de OLO-expertgroep is Gert-Jan Heijlema. Hij is informatiemanager bij de gemeente Rotterdam en vertelt dat de gemeente naar aanleiding van de Wabo een speciaal regiebureau voor de omgevingsvergunning had ingericht. ‘Vroeger had je bijvoorbeeld alleen een bouwvergunning die we moesten beoordelen. Nu kan daar ook een aanvraag voor kappen, een uitrit en brandveilig gebruik bij zitten’, legt hij uit.

Hij vertelt dat alle toestemmingen in één keer aanvragen met de omgevingsvergunning zowel voor- als nadelen heeft. En dat het met de integrale afweging in het begin nog weleens misging. Zo herinnert Gert-Jan zich het verhaal van een aanvrager die een brief ontving waarin hij gefeliciteerd werd met de goedkeuring van de bouwvergunning voor zijn garage. In de volgende paragraaf stond dat de vergunning voor zijn inrit helaas was geweigerd… Inmiddels zijn afstemming en integrale afweging de norm. Gert-Jan: ‘Voordat we een weigering versturen, nemen we altijd eerst telefonisch contact op en kijken we naar oplossingen om in dergelijke gevallen toch tot een positief besluit te komen’.

OLO als brievenbus

Om de aanvragen en meldingen van het OLO digitaal te kunnen ontvangen, te verwerken én digitaal met elkaar samen te werken, moesten de lokale overheden hun ICT en werkprocessen aanpassen. Yanda vertelt dat er bij waterschappen aanvankelijk veel scepsis bestond over het ontvangen van aanvragen en meldingen via het OLO. Dat er toen organisaties waren die ‘OLO zagen als brievenbus’ kunnen we ons in het gedigitaliseerde Nederland anno nu misschien niet meer zo goed voorstellen.

Kansen en hobbels

Zijzelf en het hoogheemraadschap waar ze toen werkte, zagen OLO vooral als een kans om de dienstverlening te verbeteren. ‘Je moet ervoor zorgen dat simpele zaken te regelen zijn met een druk op de knop. Zo hou je als organisatie meer tijd over voor de complexere zaken waar toch een mens aan te pas moet komen’.

Het hoge percentage incomplete aanvragen (tot wel 80%) zorgde helaas wel voor een moeizame start. ‘We hebben toen veel energie gestoken in het opvoeden van de betrokken partijen, met name via de website’.

Een andere hobbel op de weg was dat de invulvelden van het loket niet zo goed aansloten bij het gedereguleerde aanvraagproces van haar organisatie. ‘Het tot dan toe gebruikte wateraanvraagformulier was eigenlijk veel compacter’, licht Yanda toe. ‘We hebben dit toen opgelost door in overleg met het OLO voor waterschappen te verwijzen naar een externe vergunningchecker.’ Yanda, die ook betrokken is bij de ontwikkeling van het DSO, vertelt enthousiast dat dit bij het nieuwe loket heel anders zal zijn. ‘Bij het DSO krijgen organisaties alle vrijheid om dit naar eigen wens in te richten’.

Automagisch

Gert-Jan vindt dat er vaak hoge verwachtingen zijn wat betreft techniek en systemen. Zijn favoriete verhaspeling in dit verband is ‘automagisch’. ‘Automatisering betekent niet dat het allemaal vanzelf gaat. Op een gegeven moment zal er toch iemand op een knop moeten drukken’, aldus Gert-Jan. Bij de gemeente Rotterdam was het ICT-technisch allemaal prima ingericht, inclusief directe koppelingen naar de systemen van ketenpartners zoals de Veiligheidsregio en de DCMR Milieudienst Rijnmond. Toch kwamen er bij Gert-Jan veel "fatale meldingen" binnen waar hij achteraan moest. Dat was bijvoorbeeld het geval bij de beoordeling van kap- en uitritvergunningen. Gert-Jan: ‘De mensen bij de deelgemeenten kregen vaak maar 1 à 2 aanvragen per week binnen. Te weinig om routine op te bouwen met het systeem. Uiteindelijk hebben we dit belegd bij een paar mensen die dit voor de hele gemeente gingen regelen’.

Gemeente Rotterdam: na 10 jaar tijd komen nog maar 150 van de 6.000 aanvragen op papier binnen.

Binnen 5 jaar 95% van alle omgevingsaanvragen digitaal

Ondanks de opstartproblemen en de kritiek dat het OLO voor de gemiddelde burger te ingewikkeld was, ging de overstap naar digitale omgevingsaanvragen sneller dan verwacht. Volgens Yanda bleven de waterschappen aanvankelijk wat achter, maar sinds een jaar of 5 zijn de aanvragen en meldingen grotendeels digitaal.

Gert-Jan geeft aan dat er bij de gemeente Rotterdam het eerste jaar nog 300 van de 5.000 aanvragen binnenkwamen op papier. Inmiddels zijn dat er nog zo’n 150 op een totaal van 6.000 vergunningaanvragen per jaar. Die komen niet alleen van burgers, maar ook van bedrijven. Volgens Gert-Jan zijn dit vaak kleine sloop- en asbestbedrijven. Maar ook zzp’ers die nog geen eHerkenning hebben aangevraagd of stichtingen. Stichtingen kunnen namelijk geen eHerkenning aanvragen. ‘Een beheerder van een kerk die een omgevingsvergunning wil aanvragen voor restauratie, wil dat niet op persoonlijke titel doen met zijn DigiD. Daarom doet hij de aanvraag dan op papier’.

Experts over de expertgroep

Gebruikers zijn vanaf het begin betrokken geweest bij de ontwikkeling van het Omgevingsloket. Na livegang werd de klankbordgroep van de implementatie omgezet in de expertgroep die tot op de dag van vandaag nieuwe ontwikkelingen bespreekt en test. Yanda herinnert zich nog goed dat ze in het begin tot vervelens toe moest roepen ‘Hallo, de waterschappen zijn er ook nog!’. ‘Ik hoorde alleen maar gemeente, gemeente, gemeente’, lacht ze. Maar toch heeft Yanda de diversiteit van de groep en het delen van inzichten als heel positief ervaren. ‘Ik vond het heel waardevol om als gebruiker zo vroeg in het traject betrokken te zijn.’

Ook Gert-Jan heeft veel gehad aan het uitwisselen van ervaringen. ‘Fijn dat ik op deze manier kon bijdragen aan de verbetering van het OLO. Bijvoorbeeld bij de vooroverlegmodule. Termen en knoppen waren voor gebruikers uit de bouwwereld onduidelijk, waardoor er veel conceptaanvragen binnenkwamen als aanvraag.’ Dankzij de input van de expertgroep is de module een stuk gebruiksvriendelijker geworden. Volgens Gert-Jan worden andere wensen zoals het invoeren van meerdere gemachtigden niet meer doorgevoerd in het OLO, maar wel in het DSO.

Een nieuwe wet, een nieuw loket

De afgelopen 10 jaar is het OLO flink doorontwikkeld. Aan de ene kant om aan te sluiten bij nieuwe ontwikkelingen zoals eHerkenning, en aan de andere kant om te voldoen aan de steeds strenger wordende eisen aan digitale loketten op het gebied van beveiliging, de AVG en de basisregistraties. Hoewel het OLO al 10 jaar bestaat, is het een stabiel en gecontroleerd systeem waar overheden, burgers en bedrijven nog steeds op kunnen rekenen.

De verbeterpunten rond gebruiksvriendelijkheid, techniek en lokale wetgeving nemen de bouwers mee bij ontwikkeling van het DSO. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet gaat het OLO over in het DSO, net als de Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) en Ruimtelijkeplannen.nl. Het DSO gaat tot één digitaal loket leiden. Op naar een nieuwe wet en een nieuw loket!