1b. Video vergaderen

Algemeen

Nummer: 1
Bedrijfstak: Werkgevers, vervoerders en verladers
Activiteit: Voorkomen ritten door werkgevers, verladers en vervoerders

Doel

Voorkomen van ritten

Toepasbaarheid

Deze maatregel is voor iedere organisatie toepasbaar. Video vergaderen is een handig hulpmiddel voor organisaties waarvan medewerkers veel externe afspraken hebben. Verder helpt het organisaties met meerdere vestigingen in Nederland, doordat medewerkers minder tussen de vestigingen hoeven te reizen. De aanwezigheid van een vergaderzaal uitgerust voor video vergaderen is een vereiste als er in groepen wordt vergaderd.

Video vergaderen en telefonisch vergaderen is het meest geschikt voor overleggen tussen mensen die elkaar al kennen (terugkerende afspraken), voor informatieoverdracht en voortgangsoverleggen. Voor discussie en besluitvorming is het minder geschikt, zeker bij grotere groepen. Aandachtspunt is dat de externe partij waarmee vergaderd wordt, over hetzelfde systeem beschikt.

Beschrijving

Video vergaderen maakt vergaderen op afstand mogelijk, waardoor het minder noodzakelijk wordt om te reizen voor een vergadering. Los van de tijdswinst en kostenbesparingen die dit oplevert, heeft een vermindert zakelijk verkeer een positief effect op het milieu.

Video- en teleconferentie kan worden gebruikt voor besprekingen tussen twee of meer personen. Met programma’s zoals Skype, Slack of Zoom kan een ‘digitale vergaderruimte’ worden gemaakt, waarin de deelnemers elkaar ontmoeten en kunnen zien. Audiovisuele hulpmiddelen maken het mogelijk om verschillende vormen van informatie worden uit te wisselen, zoals mondelinge gesprekken, presentaties, filmpjes en rapporten. Afhankelijk van het aantal deelnemers en het doel van de bijeenkomst zijn andere vormen van video vergaderen mogelijk. Belangrijk bij video vergaderen is een goede beeld- en geluidkwaliteit, zonder vertraging, haperingen of echo. Daarnaast is een geschikte ruimte/vergaderzaal gewenst.

Financiële aspecten

Overzicht met effecten op het milieu, de kosten en de baten
Milieueffect	Kosten	Baten
Afhankelijk van het aandeel autogebruik en vervoer per vliegtuig in het huidige transport van zakelijk verkeer heeft deze maatregel aanzienlijke positieve gevolgen op milieuaspecten als: Uitputting fossiele brandstoffen; Uitstoot schadelijke stoffen; Geluidhinder verkeer; Tegengaan ruimtebeslag; Visuele hinder.	In de eenvoudigste vorm zijn voor videoconferentie meestal geen extra kosten nodig; Voor besprekingen met meerdere mensen zijn investeringen nodig voor de deze apparatuur en software; Een zaal met deze faciliteiten huren is ook een mogelijkheid.	De investeringen zullen zich snel terugverdienen door de besparing op kosten voor zakelijk verkeer (werktijd, brandstof en, parkeerkosten); Minder miscommunicatie door makkelijker contact opnemen met klanten op afstand; Een ander voordeel is dat medewerkers minder tijd en energie kwijt zijn aan reizen; Overleggen kunnen sneller gepland worden en werken op meerdere locaties (zoals thuis) wordt mogelijk.

Aanvullende informatie

Handhaafbaarheid

Het bedrijf moet aantonen dat:

Ze over een video vergadering ruimte beschikt en;
Er zoveel gebruik van wordt gemaakt dat minimaal een af te spreken percentage, bijvoorbeeld 10%, van de zakelijke verplaatsingen is komen te vervallen. Dit kan door het gebruik van de ruimte af te zetten tegen de resterende zakelijke

Haalbaarheid

Eenvoudig, video vergaderen is op relatief korte termijn te realiseren.