Deel III: Afronding van de controle

Op basis van een visuele en administratieve inspectie maakt u met de drijver afspraken over de te nemen maatregelen en wanneer dat gaat gebeuren. Onderdeel van de afspraken is het opstellen van het plan van aanpak.

In het plan van aanpak geeft de drijver aan wanneer de drijver de ontbrekende maatregelen neemt. U bepaalt (in overleg) of die termijnen realistisch zijn. Als de termijnen afwijken legt u deze vast in een brief of maatwerkvoorschrift.

Mijn rvo.nl

Ook wijst u de drijver op de informatieplicht energiebesparing en de informatie op: mijn.rvo.nl/informatieplicht-energiebesparing

De drijver neemt de uitvoering van de maatregelen op in zijn (meerjaren)planning. In de brief neemt u ook op of de drijver kiest voor de erkende maatregelensystematiek.

Heeft de drijver niet zich niet aan de afspraken gehouden bij een volgend bezoek? Dan kunt u handhavend optreden (zie onderdeel IV).

U legt in de brief ook de benoemde natuurlijke momenten vast. In een enkel geval als de ondernemer daar aanleiding toe geeft. Bijvoorbeeld als de ondernemer zich in het verleden niet aan de gemaakte afspraken heeft gehouden. Dan legt u de natuurlijke momenten vast in maatwerkvoorschriften. Evenals de te nemen maatregelen. Als het natuurlijk moment niet door gaat vervalt de afspraak. De drijver hoeft de maatregel dan niet te nemen. Tot slot legt u alle milieugerelateerde bevindingen in het bedrijfsdossier vast.

Lees meer over natuurlijke momenten in Bijlage 10 bij de Activiteitenregeling onder de kop 'Natuurlijke en zelfstandige momenten'.

Alle erkende maatregelen zijn aanwezig

Als de voor de branche vastgestelde erkende maatregelen aanwezig zijn, voldoet het bedrijf aan de energiebesparingsverplichting. De voorwaarde is dat de maatregelen goed beheerd en onderhouden worden (met doelmatig beheer en onderhoud). Als dit niet het geval is, dan voldoet de drijver niet aan de energiebesparingsverplichting.

U kunt deze alsnog de gelegenheid bieden het onderhoud toch nog goed uit te voeren. Geef in een brief de gewenste staat van de maatregel aan. Geef ook de termijn waarbinnen de drijver aan de maatregel moet voldoen. Als de drijver de maatregel(en) niet binnen de gestelde termijn in de gewenste staat brengt, dan start u een handhavingstraject (zie onderdeel IV).

Niet alle erkende maatregelen zijn aanwezig

U kunt situaties aantreffen waarbij de drijver niet alle erkende maatregelen heeft genomen. Dit hoeft niet te betekenen dat de drijver niet voldoet aan de energiebesparingsverplichting.

De mogelijke situaties zijn:

  1. De drijver past nog niet alle erkende maatregelen toe.
  2. De drijver past niet alle erkende maatregelen toe.
  3. De drijver past gelijkwaardige alternatieve maatregelen toe.
  4. Er is geen erkende maatregelenlijst voor de bedrijfstak beschikbaar.
  5. Inrichting voert een sectorvreemde activiteit uit.

Situatie 1: Nog niet alle erkende maatregelen zijn toegepast

Als (nog) niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen aanwezig zijn, maakt u afspraken met de drijver. Deze geeft aan op welke (redelijke) termijn hij aan de energiebesparingsverplichting kan voldoen. Eerder in dit informatieblad komt dit aan de orde bij 'Deel III, Afronding controle'. De handreiking gaat hier ook op in bij de uitleg over het Activiteitenbesluit bij het onderdeel 'fasering realisatie maatregelen'.

Situatie 2: Men past niet alle erkende maatregelen toe

Voor een goede invulling van de erkende maatregelensystematiek hoeft de drijver niet altijd alle maatregelen van de lijst door te nemen. Dit hangt af van de uitgangssituatie en randvoorwaarden. Het is dus mogelijk maatregelen van de lijst niet te treffen en toch te voldoen aan de besparingsverplichting.

Uitzonderingsmogelijkheden waardoor een maatregel niet gelden:

  • Uitgangssituatie op basis van een referentietechniek.
  • Technische en economische randvoorwaarden.
  • Het moment waarop de maatregel toepasbaar is (zelfstandig of natuurlijk moment).
  • Bijzondere omstandigheden (bouwjaar, energielabel, energieprestatie-index).

Huurder en verhuurder

Een andere reden kan zijn dat de drijver het pand huurt. In het ideale geval bevat de huurovereenkomst afspraken over het nemen van energiebesparende maatregelen.

Lees meer over dit onderwerp in de handreiking bij het onderdeel Huurder versus verhuurder.

De handreiking richt zich vooral op vastgoed (kantoren, scholen en zorg- en welzijnsinstellingen). Maar is ook toepasbaar voor andere bedrijfstakken.

Het Platform Duurzame Huisvesting heeft met een aantal stakeholders een handreiking en checklist opgesteld over de split incentives. Deze moet het voor toezichthouders makkelijk maken om het gesprek aan te gaan met huurder en verhuurder. In de handreiking staat een checklist die voor alle toezichthouders te gebruiken is. Zo kunnen partijen samen tot afspraken komen om tot energiebesparende maatregelen te nemen. Let wel, de handreiking geeft handvatten maar is niet gebaseerd op wetgeving.

Ook de koepelorganisaties van vastgoedbeleggers IVBN en vastgoedmanagers VGM NL, de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied en in afstemming met het Kernteam EED (Energy Efficiency Directive) stelden een memo op.

Dit document geeft handvatten als er sprake is van een verzamelgebouw met meerdere bedrijven. Verschillende partijen hebben samen afgesproken wie het bevoegd gezag kan aanspreken als het gaat om energiebesparing. Dit is namelijk niet in wetgeving vastgelegd. In deze memo (pdf, 138 kB) leest u welke afspraken er zijn gemaakt.

Het gaat om wat het meest gebruikelijke is. In de praktijk kan het anders zijn. In dat geval kan de drijver zich richten tot het bevoegd gezag.

Situatie 3: Men past gelijkwaardige alternatieve maatregelen toe

De drijver hoeft de maatregelensystematiek niet toe te passen. Er mag worden gekozen voor een gelijkwaardig alternatief. De genomen maatregel moet voldoen aan het doelvoorschrift van artikel 2.15. Het is dan gelijkwaardig of zelfs beter dan de erkende maatregel.

Voor veel drijvers gaat de erkende maatregelenlijst niet ver genoeg. Zij zullen voor andere maatregelen kiezen omdat ze meer energie willen besparen dan met de erkende maatregelenlijst mogelijk is. De drijver hoeft vooraf toestemming te vragen voor het alternatief. Het is wel wenselijk dat vooraf overleg plaats vindt. Het voorkomt een handhavingstraject als de maatregel niet blijkt te voldoen. Vindt overleg niet plaats, dan toetst u achteraf.

Het alternatief is gelijkwaardig. Dat wil zeggen dat de energiebesparing even groot is als bij de erkende maatregel. De drijver voldoet dan aan de verplichting uit artikel 2.15 van het Activiteitenbesluit.

Het is niet mogelijk om in dit informatieblad aan te geven hoe de gelijkwaardigheid is te bepalen. Dit is namelijk afhankelijk van de situatie ter plaatse. De toezichthouder kan de gelijkwaardigheid bepalen door het bestuderen van:

  • specificaties over de maatregel
  • de offerte
  • literatuur
  • ervaringen van andere bedrijven met die maatregel
  • het energieverbruik voor en na het treffen van de maatregel (als de maatregel al is toegepast)

Situatie 4: Er is geen erkende maatregelenlijst voor de bedrijfstak beschikbaar

De titel van dit informatieblad is het 'Toezicht op erkende maatregelen voor energiebesparing'. Er zijn ook bedrijven of bedrijfstakken waarvoor nog geen erkende maatregelenlijst beschikbaar is.

Bij bezoek aan een bedrijf of bedrijfstak zonder erkende maatregelen, controleert u of de inrichting voldoet aan artikel 2.15. Dit doet u op dezelfde manier als u deed voor de introductie van de erkende maatregelen systematiek.

Ook in deze situatie vraagt u informatie op zoals uitgelegd in deel I. U maakt dan gebruik van andere bronnen. Denk hierbij aan de database Energiebesparing en Winst of erkende maatregelenlijsten voor andere bedrijfstakken. Hou daarbij wel rekening met de specifieke kenmerken van de verschillende bedrijfstakken. Wat bij de ene bedrijfstak rendabel is, hoeft dat bij de andere niet te zijn. Het gaat er om een beeld te krijgen van de activiteiten binnen het bedrijf en de energiebesparingsopties.

Situatie 5: Inrichting voert een sectorvreemde activiteit uit

Sommige bedrijven voeren sectorvreemde activiteiten uit. U kunt voor deze situaties een bestaande maatregelenlijst gebruiken van een andere bedrijfstak. De karakteristieken van de sectoren kunnen onderling verschillen. Daarom moet de toepasbaarheid (op basis van terugverdientijden) van een andere lijst worden beoordeeld door de toezichthouder en drijver.

Bijvoorbeeld, een kantoorgebouw met sportfaciliteiten. Bij een kantoorgebouw is een sportfaciliteit als een fitnessruimte niet gebruikelijk, maar het komt wel voor.

Hou wel rekening met de specifieke bedrijfskenmerken. Deze kunnen afwijken. De bedrijfstijden van een fitnesscentrum zal anders zijn dan die van een kantoorgebouw.

Mogelijk is er voor de 'sectorvreemde' activiteit geen lijst beschikbaar of kiest de ondernemer er voor deze niet te gebruiken. In dat geval geldt de algemene energiebesparingsverplichting van artikel 2.15.

Fasering van maatregelen

Als de financiële situatie van een bedrijf er om vraagt kan het bevoegd gezag toestaan de maatregelen gefaseerd te nemen. Dit blijkt uit artikel 2.15, lid 2. U moet dus beslissen of die financiële noodzaak aanwezig is.

Deze situaties beoordeelt u in redelijkheid. Het ligt niet voor de hand langer uitstel te geven dan de terugverdientijd van de uitgestelde maatregel(en). Zo geeft u niet langer uitstel dan 1 jaar, als de terugverdientijd van een maatregel 1 jaar is. De termijn mag niet te kort zijn. Minstens de tijd die nodig is om de maatregel te nemen. Enkele redenen waarbij het bevoegd gezag kan besluiten (maar niet hoeft) uitstel te geven zijn:

  • Het bedrijf krijgt geen krediet van de beoogde geldverstrekker.
  • Het bedrijf heeft veel maatregelen te nemen.
  • Het bedrijf heeft pas geleden al een andere grote (milieu)investering gedaan of gaat dit doen. (Zoals bijvoorbeeld het vervangen van een asbest dak.)
  • Er komt binnenkort een natuurlijk moment aan (verbouwing, vervanging, renovatie of een investering).
  • Het bedrijf gaat binnenkort verhuizen. (Binnen 1 à 2 jaar is nog redelijk.)
  • Aansluiten bij de afschrijvingstermijn van de (nog aanwezige) installaties die vervangen worden.

De drijver kan aantonen dat het nodig is de realisatie van de maatregelen voor een bepaalde periode uit te stellen door bijvoorbeeld:

  • Het overleggen van het financieel jaarverslag.
  • Het overleggen van rekeningen of bevestigingen van eerder gedane investeringen.

Leg in een verslag vast waarom u bepaalde keuzes maakt. Dit maakt een controlebezoek voor u of een collega in de toekomst makkelijker. Het voorkomt dat de drijver bij een controlebezoek telkens dezelfde vragen moet beantwoorden.

Vastleggen bevindingen en afspraken

In een (inspectie)brief legt u de bevindingen en gemaakte afspraken vast. Hiermee voorkomt u op een later moment discussie. Leg goed vast welke maatregelen de ondernemer (nog) niet hoeft te treffen, dat maakt een volgende controle makkelijker. In de brief legt u het volgende vast:

  • De keuze voor de erkende maatregelensystematiek.
  • De bedrijfstak die geldt.
  • De maatregelen gelden.
  • De nog te nemen maatregelen.
  • De realisatietermijnen van de nog te nemen maatregelen.
  • De maatregelen die gelden (op basis van de randvoorwaarden, de uitgangssituatie of energielabel of bouwjaar).
  • Eventueel ter informatie; de stimuleringsprogramma's die voor de inrichting gelden.

U kunt faseringstermijnen opnemen in een maatwerkbesluit. Dit doet u als u denkt dat de afspraken in een brief niet "hard" genoeg zijn.

Berekening terugverdientijd

De maatregelen hebben een terugverdientijd van 5 jaar over minder. De berekeningen zijn robuust. De volgende punten waren onderdeel van de berekening:

  • een 100% financiering door de bank
  • de kosten voor installatie
  • marginale energieprijzen

In een enkel geval zal de terugverdientijd in een bepaalde situatie langer zijn dan 5 jaar. De drijver kan dan de wens hebben de terugverdientijd na te rekenen. Dit kan hij doen door de formule uit bijlage 10a in de Activiteitenregeling te gebruiken. Per 1 juli 2019 is deze beschikbaar.

De formule voor de terugverdientijd is nu al te vinden in de conceptregeling, bijlage 10a. (pdf, 495 kB)

Bij een enkele maatregel hoeft dit niet te betekenen dat de systematiek vervalt. Misschien stelt de drijver meer maatregelen ter discussie. Dan kunt u besluiten de systematiek te laten vervallen en toe te zien volgens artikel 2.15.

Huurder en verhuurder

Het is mogelijk dat u bij het toezichtbezoek heeft gezien dat er maatregelen missen. De drijver die het pand huurt kan niet altijd de maatregelen nemen. Bijvoorbeeld omdat hij volgens het contract geen wijzigingen mag aanbrengen.

Bekijk de huurovereenkomst om na te gaan wat de afspraken tussen huurder en verhuurder zijn en wat de looptijd van het contract is. Voor de volgende huurperiode kunt u huurder en verhuurder er op wijzen heldere afspraken te maken over wie waarvoor verantwoordelijk is.

De wet- en regelgeving zegt niets over de huurder-verhuurdersituatie. Jurisprudentie zal hierover in de toekomst meer duidelijkheid bieden. Lees meer in de handreiking bij het onderdeel Huurder versus verhuurder.

Opwekking hernieuwbare energie

Het opwekken van hernieuwbare energie is geen onderdeel van artikel 2.15. U mag de opwekking van hernieuwbare energie dan ook niet in uw oordeel meenemen.

Artikel 2.15 van het Activiteitenbesluit gaat over besparing op energieverbruik in welke vorm dan ook. Hoe de energie is opgewekt of door wie, doet niet ter zake. Voor artikel 2.15 maakt het niet uit of de drijver zelf energie opwekt. Ook maakt het niet uit of het bedrijf groene stroom of groen gas afneemt.

De maatregelen die de ondernemer moet nemen, gaan alleen over de energiebesparende maatregelen. Duurzame energiemaatregelen kunt u het bedrijf niet opleggen. Artikel 2.15 gaat namelijk over energiebesparing en niet over energie opwekking. Duurzame energiemaatregelen kunnen dan ook geen alternatief zijn voor het nemen van energiebesparende maatregelen.