Deel III: Controlebezoek

Na de voorbereiding bezoekt u het bedrijf. Bij het gesprek en de rondgang stelt u vast of het bedrijf voldoet aan de plicht tot verduurzaming van energiegebruik uit artikel 2.15.

Aankomst bij bedrijf

Een eerste indruk krijgt u door het gebouw van buiten te bekijken. U bepaalt of de eerder gekregen informatie klopt met wat u nu ziet. Opvallende zaken kunt u noemen tijdens het gesprek. Punten om op te letten zijn:

  • Bouwstijl, dit is een aanwijzing voor het bouwjaar en de verwachte energieprestatie.
  • Algemene staat en het onderhoud van het pand.
  • Gebouwindeling
    • type glas
    • verlichting
    • verwarming
    • ventilatie, etc.

Het gesprek

Het verdient aanbeveling om op voorhand te onderzoeken hoe bedrijven ‘verleidt’ kunnen worden om wet- en regelgeving na te volgen. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van andere vakgebieden zoals bijvoorbeeld gedragswetenschappers. Er zijn omgevingsdiensten die hier goede ervaringen mee hebben. De DCMR is hier een goed voorbeeld van.

Komt u onaangekondigd, vraag dan tijdens het gesprek of de drijver bekend is met de erkende maatregelen en de plicht tot energieverduurzaming van het energiegebruik. Als het nodig is geeft u een uitleg.

As u geen rapportage gevonden hebt in het eLoket kunt u dit bespreken. Probeer er in dit geval achter te komen wat de oorzaak of reden is voor het niet indienen. Als er sprake is van een overtreding van de informatieplicht, dan kunt u aangeven dat u hierop gaat aanschrijven. Wijs erop dat de rapportage/bevindingenrapport van het locatiebezoek als richtlijn moet gelden bij het invullen van het eLoket en dat de drijver veel informatie kan vinden op de website van RVO.

Heeft u het inspectiebezoek aangekondigd? Dan kunt u de eerder genoemde (en ingevulde) checklist en rapportage Informatieplicht doornemen en bespreken. Tijdens dit gesprek krijgt u inzicht in de bedrijfssituatie en de ambitie om echt energie te besparen. Punten die u kunt bespreken:

  • het doel van het bezoek
  • informatie die een branchevereniging communiceert
  • ambitie en visie van het bedrijf
  • uitvoer van het milieuzorgsysteem (ISO 14001)- of het energiezorgsysteem (ISO 50.001)
  • ingeleverde of in te leveren rapportages
  • bijzondere kenmerken van een bedrijf:
    • openingstijden
    • productieproces
    • is er een serverruimte in gebruik
    • oud- of nieuwbouw
  • maatregelen die het bedrijf al heeft genomen
  • organisatie van onderhoud en beheer
  • instellingen en regelingen van installaties
  • de energiemonitoring
  • te verwachten natuurlijke momenten:
    • planning groot onderhoud
    • verbouwplannen
    • verhuisplannen
    • vervangingen

Tijdens het bezoek kunt u de drijver wijzen op de wettelijke verplichting om energie te besparen. Het toepassen van energiebesparende maatregelen bespaart ook geld door de relatief korte terugverdientijd van 5 jaar of minder. Kiest de drijver voor de erkende maatregelensystematiek, dan geldt deze lijst als uitgangspunt.

Stelt de drijver een maatregel ter discussie omdat de terugverdientijd (link Handreiking toevoegen) te lang is? Dan kan de drijver dit bewijzen door gebruik te maken van de formule in de regeling (vanaf 1 juli 2023). Dit betekent dat de drijver dan geen gebruik maakt van de EML lijst en dat alle maatregelen met een terugverdientijd van vijf jaar of minder zelf in kaart moeten worden gebracht én toegepast. Hierover moet worden gerapporteerd aan het bevoegd gezag. Dit moet op basis van bepaling van de terugverdientijd die in de Activiteitenregeling in bijlage 10a. Een verdere uitleg hierover kunt u in de Handreiking vinden.

Monitoring, doelmatig beheer en onderhoud

Veel maatregelen en acties zijn te bestempelen als 'laaghangend fruit' en leveren dus een snelle besparing op. Ziet u deze mogelijkheden, benoem deze dan. Het monitoren van energie en het doelmatig beheer en onderhoud van de maatregelen zijn daarbij erg belangrijk. Deze zijn daarom opgenomen in het nieuwe lid 11 van artikel 2.15 van het Activiteitenbesluit.

Bespreek de toekomstige natuurlijke momenten en welke ongeplande natuurlijke momenten zich voor kunnen doen. Het voordeel van het bespreken van deze momenten is dat de drijver alvast over de opties kan nadenken. Bij een plotselinge vervanging kan dan de beste mogelijkheid worden gekozen.

Rondgang door het bedrijf

Maak voor het uitvoeren van een visuele inspectie een ronde langs verschillende (technische) ruimtes en installaties. Hierbij controleert u de ingevulde rapportage informatieplicht en, als het van toepassing is, de rapportage onderzoeksplicht op juistheid en stelt vragen over onderwerpen die u niet duidelijk zijn.

Opties na de rondgang

Afhankelijk van het bedrijfsbezoek zijn er 3 opties:

  1. Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd
  2. Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd
  3. De drijver volgt niet de EML systematiek maar brengt zelf de maatregelen in kaart

Alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd

Als alle van toepassing zijnde erkende maatregelen getroffen zijn, voldoet het bedrijf aan de plicht tot verduurzaming van het energiegebruik. De voorwaarde is dat de maatregelen goed beheerd en onderhouden worden (met doelmatig beheer en onderhoud, zie artikel 2.15 lid 11).

Als dit niet het geval is, dan voldoet de drijver niet aan deze verplichting. U kunt alsnog de gelegenheid bieden het onderhoud toch nog goed uit te voeren. Geef in een brief de gewenste staat van de maatregel aan. Geef ook de termijn waarbinnen de drijver aan de maatregel moet voldoen. U kunt een handhavingstraject starten als de drijver de maatregel(en) niet binnen de gestelde termijn toepast.

Niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen zijn uitgevoerd

De mogelijke situaties zijn:

  1. Nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen (volledig) zijn uitgevoerd maar de drijver wil dat via een planning doen.
  2. Men past de meeste van toepassing zijnde maatregelen en één of meerdere alternatieve maatregelen toe.

Situatie a: Nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen zijn uitgevoerd maar de drijver wil dat via een planning gaan doen

Als de drijver nog niet alle van toepassing zijnde maatregelen heeft genomen betekent dit niet dat er direct handhavend opgetreden moet worden. Er zal wel toezicht gehouden moeten worden, de drijver voldoet namelijk niet aan de plicht tot verduurzaming van het energiegebruik, maar heeft wel maatregelen in zijn planning staan. Het toezicht zal dan bestaan uit een hercontrole op de geplande maatregelen.

Als (nog) niet alle van toepassing zijnde erkende maatregelen aanwezig zijn, maakt u afspraken met de drijver. Deze geeft aan op welke (redelijke) termijn hij aan de verplichting kan voldoen. Later in dit informatieblad komt dit aan de orde bij 'Deel III, Afronding controle'.

Situatie b: Men past de meeste van toepassing zijnde maatregelen en één of meerdere alternatieve maatregelen toe

In principe geldt dat alle van toepassing zijnde maatregelen uit de EML lijst moeten worden genomen. Hiervan kan afgeweken worden als de afwijkende maatregel een gelijkwaardige of betere energieverduurzaming tot gevolg heeft dan de van toepassing zijnde EML maatregel. Dit heeft de drijver aangetoond in de verplichte toelichting in het Informatieplichtformulier.

Uiteindelijk bepaalt het bevoegd gezag of de maatregel of de alternatieve maatregel afdoende is. De drijver hoeft vooraf geen toestemming te vragen voor het alternatief. Het is wel wenselijk dat vooraf overleg plaats vindt. Het voorkomt een handhavingstraject als de maatregel niet blijkt te voldoen. Vindt overleg niet plaats, dan toetst u achteraf.

Het is niet mogelijk om in dit informatieblad aan te geven hoe de gelijkwaardigheid is te bepalen. Dit is namelijk afhankelijk van de situatie ter plaatse. De gelijkwaardige maatregel moet een vergelijkbare toepassing zijn, bijvoorbeeld triple glas in plaats van dubbel glas. De toezichthouder kan de gelijkwaardigheid bepalen door het bestuderen van:

  • specificaties over de maatregel
  • de offerte
  • literatuur
  • ervaringen van andere bedrijven met die maatregel
  • het energiegebruik voor en na het treffen van de maatregel (als de maatregel al is toegepast)

De drijver volgt niet de EML systematiek maar brengt zelf de maatregelen in kaart

De drijver hoeft de maatregelensystematiek niet toe te passen. In dat geval moeten alle van toepassing zijnde energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van 5 jaar of minder worden onderzocht.

Ook zullen deze maatregelen moeten zijn toegepast volgens het plan van aanpak welke deel uitmaakt van de rapportage. Zie voor juridische toelichting de Handreiking.

Fasering van maatregelen

Het bevoegd gezag kan het bedrijf toestaan de maatregelen gefaseerd te nemen. U moet dus beslissen of de noodzaak hiervoor aanwezig is.

De toezichthouder kan met de drijver 'redelijke termijnen' afspreken voor het nemen van maatregelen. Dit is vastgelegd in artikel 2.15 lid 4 Abm. Dit heet fasering. De drijver krijgt daarmee meer tijd om maatregelen te nemen. Hiermee kan de toezichthouder beter rekening houden met bedrijfseconomische omstandigheden (zoals beperkte financieringsmogelijkheden), aanstaande natuurlijke momenten of split incentives. Inrichtingen kunnen daarnaast, vrijwillig, extra energiebesparende maatregelen nemen. Let op: deze fasering is wat anders dan begunstigingstermijnen bij toezicht en handhaving.

In overleg met de drijver legt het bevoegd gezag de fasering vast door de implementatie-datum te benoemen. Het kan hier ook om maatregelen gaan die direct uitvoerbaar zijn en zich altijd terugverdienen binnen 5 jaar. In bijlage 10 staat of dat het geval is. Zo kan het bevoegd gezag rekening houden met:

  • Bedrijfseconomische omstandigheden:
    • het kan daarbij gaan om de financiële situatie van een inrichting, waardoor aantoonbaar fasering van de maatregelen nodig is. Een bedrijf krijgt bijvoorbeeld geen lening van de bank.
    • Ook kan het gaan over split incentives. Misschien hebben huurder en beheerorganisatie tijd nodig om afspraken te maken. Het gaat dan om afspraken over het nemen van verduurzamingsmaatregelen en de gevolgen voor het huurcontract. Meer uitleg hierover vindt u in de Handreiking bij huurder, verhuurder en split incentives.

De drijver kan faseren niet gebruiken om het nemen van maatregelen vooruit te schuiven. Geldgebrek dat ontstaat door slecht management valt niet onder de hier bedoelde 'bedrijfseconomische omstandigheden'.

  • Investerings- en vervangingsmomenten:
    • het gaat er om aan te sluiten bij bekende natuurlijke momenten in de bedrijfsvoering zoals regelmatig onderhoud en renovaties. Ook al verdient een maatregel zich binnen 5 jaar terug, de uitvoering is goedkoper door aan te sluiten bij een natuurlijk moment. Het bevoegd gezag mag hier rekening mee houden.
  • Praktische problemen door nieuwe technieken. Een voorbeeld is wanneer de netbeheerder het aansluiten van een warmtepomp vanwege problemen op het net niet kan realiseren.
  • Praktische problemen door lange lever- en installatietijd. Een voorbeeld is wanneer een (hybride) warmtepomp naast een Cv installatie moet worden geïnstalleerd. De levertijd van warmtepompen kan nu en in de toekomst lang zijn. De ondernemer kan dit aantonen met een offerte of emailuitwisseling dat hij de intentie heeft om de warmtepomp te laten installeren.
  • Praktische problemen door latere oplevertermijn energieadvies. Wanneer een bedrijf of instelling kan aantonen dat de rapportage is uitbesteed maar de energieadviseur pas later beschikbaar is, kan het bevoegd gezag er voor kiezen om uitstel te verlenen. De ondernemer kan dit aantonen met een opdrachtverlening. Bij twijfel of dit de snelste manier is om het energierapport te verkrijgen kan het bevoegd gezag vragen om meerdere offertes.

Het stellen van termijnen voor het nemen van de maatregelen is belangrijk. De tijd die nodig is, is afhankelijk van de situatie. De drijver levert een plan van aanpak aan met de tijden van doorvoering van de maatregelen.

Het bevoegd gezag beoordeelt deze planning en legt dit in geval van een fasering die ver in de tijd loopt vast in een maatwerkvoorschrift. Daar staat voor iedere uitgestelde maatregel een redelijke termijn. Het bevoegd gezag communiceert de fasering aan de ondernemer of instelling, die daarna verantwoordelijk is voor de uitvoering. Het bevoegd gezag controleert of de drijver de maatregelen op tijd neemt.