Uitbreiding van adviesmodule

In het loket kan nu alleen de organisatie die advies geeft het adviesverzoek afsluiten. Het is dan ook verplicht om een document te uploaden. In de praktijk komt het voor dat organisaties nu advies geven buiten het loket om, bijvoorbeeld via de mail.

Het is dan veel werk om het adviesverzoek in het Omgevingsloket ook af te sluiten. Hierdoor worden adviesverzoeken niet altijd afgesloten. Voor de organisaties die advies vragen is het zo lastig overzicht te houden in de adviezen die ze uitzetten. Het adviesvragen wordt daarom gewijzigd in versie 2.13.2.

Adviesverzoek intrekken als organisatie die advies vraagt

Vanaf versie 2.13.2 kan de toegewezen coördinator een adviesverzoek ook intrekken. Dit kan via de nieuwe taak ‘Intrekken adviesaanvraag’. Deze nieuwe taak is alleen beschikbaar als er openstaande adviesverzoeken zijn.

Als de toegewezen coördinator deze taak uitvoert controleert het Omgevingsloket eerst of er één of meerdere adviesaanvragen openstaan in de aanvraag. Staan er nog meerdere adviesverzoeken open? Dan krijgt de coördinator eerst de vraag welke adviesaanvraag hij wil intrekken.

Na het maken van een keuze, moet de coördinator het intrekken van de adviesaanvraag ook bevestigen: ‘Weet u zeker dat u de adviesaanvraag wilt intrekken?’.

De coördinator kan eventueel ook een toelichting geven waarom de adviesaanvraag ingetrokken wordt.

Na het intrekken van de adviesaanvraag wordt de status van de adviesaanvraag op ‘Ingetrokken’ gezet. De adviesorganisatie kan na het intrekken van de adviesaanvraag geen advies meer geven. De adviesorganisatie kan de aanvraag nog wel inzien.

Berichtenverkeer

Na het intrekken van de adviesaanvraag wordt de adviesorganisatie per mail op de hoogte gebracht. De mail wordt ook verstuurd naar de eventuele aangewezen adviescoördinator en de adviseurs.

Het gaat om de nieuwe mail N57 ‘Adviesaanvraag ingetrokken’. De nieuwe mail heeft de volgende tekst:

Intrekken adviesaanvraag van [aanvraag/melding] [Aanvraagnaam] – [Aanvraagnummer]

[Organisatienaam van adviesaanvrager] trekt de [advies/VVGB-]aanvraag van [aanvraag/melding] [Aanvraagnaam] – [Aanvraagnummer] in.

Onderdeel: [Adviesaanvraag onderdelen]

Type: [Typeadvies]

Toelichting:

[Eventuele toelichting bij het intrekken]

Adviesverzoek afsluiten als organisatie die advies geeft

Vanaf versie 2.13.2 kan de toegewezen adviescoördinator een openstaande adviesaanvraag ook sluiten. Dit kan via de nieuwe taak ‘Sluiten adviesaanvraag’. Deze nieuwe taak is alleen beschikbaar als er openstaande adviesverzoeken zijn.

Als de adviescoördinator deze taak uitvoert controleert het Omgevingsloket eerst of er één of meerdere adviesverzoeken openstaan in de aanvraag. Staan er meerdere adviesverzoeken open? Dan krijgt de adviescoördinator eerst de vraag welk adviesverzoek hij wil sluiten.

Na het maken van een keuze, moet de coördinator het intrekken van de adviesaanvraag ook bevestigen: ‘Weet u zeker dat u de adviesaanvraag wilt sluiten?’

De adviescoördinator moet een toelichting geven waarom hij de adviesaanvraag wil sluiten.

Na het sluiten van het adviesverzoek wordt de status van de adviesaanvraag op ‘Gesloten’ gezet. De adviesorganisatie kan na het sluiten van de adviesaanvraag geen advies meer geven. De adviesorganisatie kan de aanvraag nog wel inzien.

Berichtenverkeer

Het bevoegd gezag of de behandeldienst wordt na het sluiten van het adviesverzoek ook op de hoogte gebracht. Afhankelijk van de ingestelde verzendmethode is dit via een nieuwe mail of via het bestaande StUF-bericht. Net als wanneer het adviesverzoek volledig is, wordt de nieuwe mail ook verstuurd naar de adviescoördinator als de adviesaanvrager zelf een adviesorganisatie is.

Het gaat om de nieuwe mail N58 ‘Adviesaanvraag gesloten. De nieuwe mail heeft de volgende tekst:

Het sluiten van de adviesaanvraag komt ook in het StUF-bericht. Hiervoor worden de bestaande StUF-berichten gebruikt. Dit is voor StUF-versie 3.05 het StUF-bericht ‘stpDi01VoegAdviesToe’ en voor de StUF-versies 3.11 en 3.12 het StUF-bericht ‘vrgDi01VoegAdviesToe’.

Een aantal velden worden bij het sluiten van een adviesaanvraag in de berichten niet gevuld. Binnen het element LVO:object gaat het om de velden adviesdocument (element LVO:bestandsnaam) en documenttitel. Deze worden niet in het StUF-bericht opgenomen.

De ingevulde reden van het sluiten wordt in het element LVO:opmerkingen gezet. Hierbij worden de opmaaktekens eruit gefilterd. De StUF-berichten blijven hierdoor valide.

Voorbeeld van het LVO-object horend bij het StUF-bericht vrgDi01VoegAdviesToe

Voorbeeld van het LVO-object horend bij het StUF-bericht stpDi01VoegAdviesToe

Rapportages

Lokaal beheerders kunnen in beheermodule rapportages maken, bijvoorbeeld voor de aangevraagde adviesaanvragen en voor de ontvangen adviesaanvragen. In de rapportages worden daarom ook een aantal zaken gewijzigd:

• De gegeven antwoordopties bij de kolom ‘Vervuld’ worden aangepast naar ‘Ja’, ‘Nee’ en de 2 nieuwe opties ‘Ingetrokken’ en ‘Gesloten’.
• De naam van de kolom ‘Datum advies vervuld’ is gewijzigd naar ‘Datum advies vervuld/ingetrokken/gesloten’. Bij vervulde adviesaanvragen geeft deze de datum weer waarop het advies is gegeven. Bij een introkken adviesaanvraag staat hier de datum van het intrekken.

Audit trail

Ook in de audit trail kunnen de twee nieuwe taken ‘Intrekken adviesaanvraag’ en ‘Sluiten adviesaanvraag’ worden opgenomen.

De toegewezen coördinator kan de taak ‘Intrekken adviesaanvraag’ uitvoeren en daarbij het intrekken niet bevestigen en/of afbreken. De adviesaanvraag wordt dan niet ingetrokken. Bij het openen van de taak in de Audit Trail wordt dan naast de standaardgegevens de volgende gegevens van de taak in de Audit Trail getoond:

• Adviesorganisatie
• Weet u zeker dat u de adviesaanvraag wilt intrekken?
• Eventuele toelichting (optioneel)

Om de gebruiker erop te attenderen dat de adviesaanvraag niet ingetrokken is op dat moment wordt voor de duidelijkheid de volgende tekst toegevoegd:

Het intrekken van een adviesaanvraag is door de coördinator afgebroken.