Vier opties voor behandelen aanvragen door Omgevingsdienst

Om het Omgevingsloket goed in te regelen is het van belang om als Omgevingsdienst goede afspraken te maken met de bevoegde gezagen. Hieronder wordt ingegaan op de mogelijke keuzes en afspraken voor het ontvangen en behandelen van aanvragen en meldingen.

Het Omgevingsloket biedt vier opties voor Omgevingsdiensten om aanvragen te ontvangen en in behandeling te nemen. De keuze is echter sterk afhankelijk van hoe de bevoegde gezagen (gemeente, provincies en waterschappen) hun relatiebeheer instellen. De Omgevingsdienst en het bevoegd gezag moeten afspraken maken over hoe ze de aanvragen willen ontvangen en behandelen en beide organisaties passen daar hun eigen loket op aan via relatiebeheer.

Hieronder wordt ingegaan op de mogelijke behandelwijzen in het loket. Behandelwijzen of workarounds buiten het loket om worden niet behandeld.

Beheer behandeldiensten op basis van projectlocatie
Sinds 1 oktober 2012 heeft het Omgevingsloket een nieuwe beheerfunctionaliteit die in dit opzicht van belang is. Gemeenten en provincie hebben de mogelijkheid om aanvragen en meldingen door te zetten naar een behandeldienst op basis van projectlocatie (voorheen alleen mogelijk op basis van onderdelen). Als projectlocatie kan een gemeente geselecteerd worden. Deze instelling houdt in dat alle aanvragen en eventueel meldingen die in het loket binnenkomen, ongeacht het onderdeel waarop de aanvraag of melding betrekking heeft, doorgestuurd worden naar de geselecteerde behandeldienst.

Behandeling van ingediende aanvragen/melding overdragen
Sinds release 2.11.1 van 8 april 2015 is het ook mogelijk voor bevoegd gezag om een aanvraag of melding, nadat deze is ingediend, voor behandeling over te dragen aan een behandeldienst. Deze overdracht moet uitgevoerd worden in de behandelmodule van het loket. Deze nieuwe taak staat hieronder beschreven als optie 3.

Vier opties voor behandelen aanvragen door Omgevingsdienst

Vergunningaanvragen en meldingen kunnen op vier manieren door de Omgevingsdienst in behandeling worden genomen:

  1. Bevoegd gezag zet aanvraag/melding door naar behandeldienst
  2. Bevoegd gezag vraagt advies aan Omgevingsdienst
  3. Bevoegd gezag draagt de behandeling van de ingediende aanvraag/melding over aan behandeldienst
  4. Omgevingsdienst logt in met account bevoegd gezag

1. Bevoegd gezag zet aanvraag/melding door naar behandeldienst

Het bevoegd gezag (gemeente, provincie, waterschap) kan het doorzenden naar de Omgevingsdienst inregelen in het loket in de beheermodule onder het kopje "Relatiebeheer". Mogelijke opties zijn: via ‘Beheer behandeldiensten op basis van onderdelen' of via ‘Beheer behandeldiensten op basis van projectlocatie.' Dergelijke aanvragen komen bij de gekozen Omgevingsdienst binnen als ware de Omgevingsdienst het bevoegd gezag; de behandeldienst heeft dus ook de behandeltaak ‘Beschikken' in het loket.

Het bevoegd gezag kan bij het inregelen van het doorzetten van aanvragen of meldingen aangeven of het contact met de aanvrager via het bevoegd gezag blijft verlopen of niet.

Aandachtspunten:

  • Het bevoegd gezag kan los van elkaar instellen dat uitbesteding plaatsvindt op basis van onderdelen en op basis van projectlocatie (= gemeente). Dit kan strijdig met elkaar zijn en in dat geval bepaalt de instelling op basis van projectlocatie de uitbesteding aan een behandeldienst.
  • Wanneer een provincie te maken heeft met meerdere Omgevingsdiensten dan kan de provincie niet kiezen voor de optie doorzetten op basis van onderdelen. Per onderdeel kan maar één behandeldienst gekozen worden.
  • Wanneer een bevoegd gezag heeft gekozen om aanvragen op basis van bepaalde onderdelen door te zetten naar een Omgevingsdienst en de aanvraag heeft betrekking op één of meer onderdelen die niet zijn geselecteerd door het bevoegd gezag, dan zullen dergelijke gecombineerde aanvragen in zijn geheel bij het bevoegd gezag binnenkomen en niet worden doorgezet. Behandeling van deze aanvragen door de Omgevingsdienst in het loket is dan alleen mogelijk door gebruikmaking van één van onderstaande opties.
  • De Omgevingsdienst kan ook zelf instellen dat een aanvraag die door een bevoegd gezag is doorgezet, wederom wordt doorgezet naar een andere behandeldienst. Bijvoorbeeld aanvragen met onderdeel brandveilig gebruik doorzetten naar een veiligheidsregio.

Meer informatie over het instellen van behandeldiensten in de beheermodule en de werking van het loket bij aanvragen waarvoor een behandeldienst is gemandateerd vindt u hier.

2. Bevoegd gezag vraagt advies aan Omgevingsdienst

Aanvragen die niet automatisch binnenkomen bij de Omgevingsdienst kunnen door het bevoegd gezag alsnog worden doorgezet naar de Omgevingsdienst. Tot de release 2.11.1 van 8 april 2015 was de enige mogelijkheid waarop het bevoegd gezag dit kon doen in het Omgevingsloket met de behandeltaak ‘Aanvragen advies'. Veel gemeenten maakten 'noodgedwongen' gebruik van deze gebrekkige workaround om de ingediende aanvragen alsnog door te zetten naar de behandeldienst. Met het beschikbaar komen van behandeltaak 'Behandeling overdragen' (zie optie 3 hieronder), welke zowel voor ingediende aanvragen als ingediende meldingen gebruikt kan worden, zal de workaround 'Advies vragen' niet meer gebruikt hoeven worden. Toch geven we hier nog wel de aandachtspunten.

Aandachtspunten bij 'Advies vragen' om ingediende aanvragen door te zetten naar de behandeldienst:

  • Wanneer de aanvrager een aanvulling indient krijgt de Omgevingsdienst geen notificatie. Ook komen de nieuwe bijlagen niet op de FTP-server van de Omgevingsdienst.
    Om te voorkomen dat bij het behandelen van de vergunningaanvragen ingediende aanvullingen gemist worden, dient:
    - de gemeente na indienen van een aanvulling nogmaals advies te vragen aan de Omgevingsdienst, of
    - dient de Omgevingsdienst via het Omgevingsloket in de gaten te houden of er bij lopende aanvragen aanvullingen zijn ingediend. Via de taak 'Tussentijds overdragen naar archief' worden de aanvullende bijlagen op de FTP-server geplaatst.
  • Uit de afspraken met bevoegde gezagen zal duidelijk moeten zijn dat het niet om een adviesaanvraag gaat, maar om een verzoek tot behandeling van de aanvraag. In de toelichting kan dit nader gespecificeerd worden.
  • Wanneer het bevoegd gezag de aanvraag heeft doorgezet naar de Omgevingsdienst door advies aan te vragen is het voor de Omgevingsdienst in het loket niet meer mogelijk om ‘advies terug te vragen' aan het bevoegd gezag. Dit zal buiten het loket om moeten gebeuren.
  • De Omgevingsdienst beschikt in deze situatie niet over de behandeltaak ‘Beschikken'. Om in het Omgevingsloket te beschikken moet de Omgevingsdienst het besluit op de aanvraag als (advies)document uploaden, waarna vervolgens het bevoegd gezag kan beschikken in het loket.

3. Bevoegd gezag draagt de behandeling van de ingediende aanvraag/melding over aan behandeldienst

Met release 2.11.1 van 8 april 2015 is er een nieuwe behandeltaak beschikbaar gekomen, namelijk 'Behandeling overdragen aan andere organisatie'. Deze taak is beschikbaar voor zowel ingediende aanvragen als ingediende meldingen. Deze taak maakt het dus mogelijk dat aanvragen/meldingen die niet automatisch ter behandeling aan een behandeldienst zijn aangeboden, alsnog door het bevoegd gezag afzonderlijk ter behandeling doorgezet kunnen worden naar een behandeldienst. De taak kan alleen worden uitgevoerd in de behandelmodule van het loket (dus niet vanuit de backoffice).

Meer informatie over de taak 'Behandeling overdragen aan andere organisatie'

4. Omgevingsdienst logt in met account bevoegd gezag

Een Omgevingsdienst kan tenslotte een aanvraag in behandeling nemen door met een gebruikersnaam van het bevoegd gezag in te loggen. Op deze manier speelt de Omgevingsdienst als organisatie geen rol in de behandeling van de aanvraag; de medewerker van de Omgevingsdienst treedt op als medewerker van het bevoegd gezag.

Aandachtspunten:

  • Nadeel van deze optie is dat de Omgevingsdienst voor alle gemeenten een verschillend account moeten gebruiken om de aanvragen in het loket te kunnen behandelen.
  • Overhalen van gegevens uit het loket naar een eigen behandelsysteem met gebruikmaking van webservices of het inlezen van XML-berichten is niet mogelijk. Het overhalen van bestanden van de FTP-server naar een eigen (behandel- of archief)systeem kan alleen door gebruik te maken van de FTP-account van het bevoegd gezag.

Conclusies

Uit de bovenstaande vier opties om als Omgevingsdienst aanvragen te behandelen in het Omgevingsloket blijkt al dat afspraken moeten worden gemaakt met alle bevoegde gezagen hoe zij het loket inregelen in de beheermodule en op welke wijze aanvragen en meldingen behandeld dienen te worden in loket of buiten het loket om.

Verder verdient het de aanbeveling om verschillende opties eerst op de oefenomgeving uit te testen en daarna een besluit te nemen over de wijze waarop aanvragen doorgezet worden naar de Omgevingsdienst. Ook kunnen op de oefenomgeving andere belangrijke zaken worden uitgetest, zoals het berichtenverkeer, AutoVue en het overhalen van documenten van de FTP-server.

Informatie hierover vindt u in de handleidingen en informatiebladen.