Bestanden vooroverleg op FTP

File Transfer Protocol (FTP) is een protocol dat uitwisseling van bestanden tussen computers vergemakkelijkt. Het standaardiseert een aantal handelingen die tussen besturingssystemen vaak verschillen.

Het plaatsen van bestanden op de ftp-server tijdens vooroverleg is door veel overheden al als wens ingediend.

Bestanden plaatsen op FTP bij openstellen van de aanvraag

In versie 2.11.2 worden bij een verzoek om vooroverleg geen bestanden beschikbaar gesteld op de ftp- server. Het bevoegd gezag moet de aanvraag via het loket openen om de aanvraag te bekijken met de eventuele toegevoegde bijlagen. Dit betekent dat bestanden alleen via AutoVue kunnen worden geopend en vervolgens lokaal kunnen worden opgeslagen. Pas wanneer een aanvraag wordt ingediend komen de aanvraag en bijbehorende bijlagen op de ftp-server.

In versie 2.11.3 wordt op het moment van openstellen van een aanvraag, een map aangemaakt op de ftp-server en worden de aanvraag, bijlagen en achtergronddocumenten via de ftp-server beschikbaar gesteld.

De hoofdmap heeft, net als de ingediende aanvragen en meldingen, het aanvraagnummer als naam.

FTP

FTP overzicht aanvragen

De bestanden worden in de sub-map ‘Concept’ geplaatst. Daarnaast wordt er ook een sub-map met de timestamp toegevoegd (net zoals bij adviesaanvragen en archiveren het geval is). Elke keer als de conceptaanvraag wordt opgeslagen (met de taak Opslaan conceptaanvraag, zie hieronder) wordt er een nieuwe map gemaakt:

FTP Concept timestamp

Om de overzichtelijkheid te vergroten worden bijlagen in de sub-map ‘Bijlagen’ geplaatst, de notities in de sub-map ‘Notities’ en de documenten in de sub-map ‘Documenten’.

FTP Concept aanvraag

Bestanden plaatsen op ftp-server via de taak ‘Opslaan conceptaanvraag’

Als de conceptaanvraag is opengesteld, worden de bestanden van de conceptaanvraag niet automatisch opnieuw opgeslagen als de aanvraag gewijzigd wordt.

Het bevoegd gezag en de adviserende organisaties (indien advies is aangevraagd) krijgen tijdens vooroverleg de mogelijkheid om het opslaan handmatig te doen via de nieuwe taak ‘Opslaan conceptaanvraag’.

Om het overdragen van de conceptaanvraag naar de eigen ftp-map gecontroleerd te laten lopen krijgen, net zoals bij ‘Tussentijds overdragen naar archief’, alleen de toegewezen (advies) coördinator en de beheerders de taak ‘Opslaan conceptaanvraag’ tot hun beschikking bij de taken van deze aanvraag.

taakopslaanconceptaanvraag

Na het klikken op de taak ‘Opslaan conceptaanvraag’ wordt er een pagina geopend om het opslaan van de conceptaanvraaggegevens te bevestigen.

Net zoals bij het (tussentijds) archiveren wordt er eerst een toelichting gegeven over het overdragen van de conceptaanvraag.

De toelichting is:

U wilt de conceptaanvraag overdragen naar uw eigen ftp-map.

Bevestig de overdracht, waarna de volgende bestanden worden klaargezet:

  • Conceptaanvraag (PDF)
  • Bijlagen
  • Notities
  • Documenten van bevoegd gezag en adviseurs
  • Archiveringsoverzicht

Daaronder wordt de verplichte Ja/Nee keuzevraag “Wilt u de conceptaanvraag overdragen?” gesteld om de overdracht te bevestigen.

Bestanden plaatsen op ftp-server bij aanvragen advies voor een opengestelde aanvraag

Als de aanvraag opengesteld is kan het bevoegd gezag advies aanvragen. De bestanden van de conceptaanvraag worden in de ftp-map van de adviesorganisatie geplaatst.

Afvangen van statuswijzigingen via berichten bij conceptaanvragen

In de huidige situatie kunnen de uitvoerders (behandeldiensten of bevoegd gezagen) via de inkomende berichten ‘staDi01VoegStatusToe’ (StUF-versie 3.05) of ‘vrgDi01WijzigStatus’ (StUF-versies 3.11 en 3.12) ook de status van een conceptaanvraag wijzigen als de aanvraag is opengesteld.

Hierdoor kan een bevoegd gezag een conceptaanvraag in bijvoorbeeld de status ‘In behandeling’ zetten, wat niet de bedoeling is. Daarom wordt er een extra validatie toegevoegd aan de afhandeling van deze statuswijzigingberichten.

De toegevoegde validatie controleert of de aanvraag niet in de status ‘Concept’ staat. Als het niet een conceptaanvraag betreft wordt er doorgegaan. Gaat het wel om een conceptaanvraag dan wordt het verzoek om de status te wijzigen niet doorgevoerd. In plaats daarvan wordt in het antwoordbericht als response gegeven:

“De status van aanvraag [Aanvraagnummer] mag niet gewijzigd worden, omdat het een conceptaanvraag betreft.”