Plaatsen bestanden op FTP-server bij vooroverleg

Een aanvrager kan om vooroverleg vragen door de aanvraag open te stellen voor het bevoegd gezag. Bij het openstellen van een aanvraag wordt een map aangemaakt op de FTP-server en worden de aanvraag, bijlagen en achtergronddocumenten via de FTP-server beschikbaar gesteld.

Automatisch bestanden plaatsen

De map op de FTP-server wordt automatisch aangemaakt. De hoofdmap heeft, net als de ingediende aanvragen en meldingen, het aanvraagnummer als naam.

FTP

FTP overzicht aanvragen

De bestanden worden in de sub-map ‘Concept’ geplaatst. Daarnaast wordt er ook een sub-map met de timestamp toegevoegd (net zoals bij adviesaanvragen en archiveren het geval is). Elke keer als de conceptaanvraag wordt opgeslagen (met de taak Opslaan conceptaanvraag, zie hieronder) wordt er een nieuwe map gemaakt:

FTP Concept timestamp

Om de overzichtelijkheid te vergroten worden bijlagen in de sub-map ‘Bijlagen’ geplaatst, de notities in de sub-map ‘Notities’ en de documenten in de sub-map ‘Documenten’.

FTP Concept aanvraag

Als de aanvraag opengesteld is kan het bevoegd gezag ook advies aanvragen bij bijvoorbeeld een Omgevingsdienst. De bestanden van de conceptaanvraag worden automatisch in de FTP-map van de adviesorganisatie geplaatst.

Let op: bij het openstellen van een aanvraag voor vooroverleg worden de bestanden niet automatisch overgezet naar uw backoffice systeem.

Handmatig bestanden plaatsen op FTP-server via de taak ‘Opslaan conceptaanvraag’

Als de conceptaanvraag is opengesteld en de aanvrager of gemachtigde wijzigt de aanvraag, dan worden de bestanden van de conceptaanvraag niet automatisch opnieuw opgeslagen in de FTP-map.

Het bevoegd gezag (en eventuele adviserende organisaties) hebben zolang de aanvraag is opengesteld de mogelijkheid om handmatig wijzigingen in de conceptaanvraag op te slaan. Dit gebeurt via de nieuwe taak ‘Opslaan conceptaanvraag’.

Om het overdragen van de conceptaanvraag naar de eigen FTP-map gecontroleerd te laten lopen krijgen, net zoals bij ‘Tussentijds overdragen naar archief’, hebben alleen de toegewezen (advies) coördinator en beheerders deze taak ‘Opslaan conceptaanvraag’ tot hun beschikking.

taakopslaanconceptaanvraag

Na het klikken op de taak ‘Opslaan conceptaanvraag’ wordt er een pagina geopend om de keuze te bevestigen. Net zoals bij het (tussentijds) archiveren wordt er eerst een toelichting gegeven over het overdragen van de conceptaanvraag. De toelichting is:

U wilt de conceptaanvraag overdragen naar uw eigen FTP-map.

Bevestig de overdracht, waarna de volgende bestanden worden klaargezet:

  • Conceptaanvraag (PDF)
  • Bijlagen
  • Notities
  • Documenten van bevoegd gezag en adviseurs
  • Archiveringsoverzicht

Daaronder wordt de verplichte Ja/Nee keuzevraag “Wilt u de conceptaanvraag overdragen?” gesteld om de overdracht te bevestigen. Hierna maakt het systeem automatisch  op de FTP-server een nieuwe sub-map aan in de map ‘concept’, behorend bij de aanvraag.