Wat betekent 'Synchronisatie van OLO status door bevoegd gezag'?

Vraag

Wat betekent 'Synchronisatie van OLO status door bevoegd gezag'?

Antwoord

Statussynchronisatie wil eigenlijk zeggen dat Omgevingsloket online toont wat de status van de aanvraag is. De status van een melding wordt altijd getoond in het loket.

De lokaal beheerder kan in de beheermodule onder Organisatiegegevens instellen of de status van een aanvraag in OLO gesynchroniseerd wordt:

Synchronisatie OLO Status
Statussynchronisatie heeft geen invloed op meldingen. De status van een melding wordt altijd getoond in het loket.

‘Synchronisatie OLO-status’ aan:

Deze instelling toont de status van de aanvraag in Omgevingsloket. Zowel aan de aanvraag- als aan de behandelkant. Zodra de aanvraag is ingediend krijgt het de status 'In behandeling'. Afhankelijk van de taken die het bevoegd gezag of de behandeldienst uitvoert in de behandelmodule zal de (getoonde) status van de aanvraag wijzigen naar Aanvulling gevraagd, Aanhouden beslissing, Ontwerpbesluit of Beschikking. Pas wanneer de aanvraag de status Beschikking heeft kan de aanvraag worden gesloten en gearchiveerd.
De statussynchronisatie moet dus alleen gebruikt worden als:

  • voor het behandelen van aanvragen de behandelmodule gebruikt wordt; of
  • de aanvragen behandeld worden in het eigen systeem, maar er wordt een bericht gestuurd (via een zogenaamde digikoppeling) naar OLO waarmee de status van de aanvraag wijzigt. Of de status wordt handmatig bijgewerkt.

Bij deze instelling is het dus van belang dat de status van de aanvraag in OLO correspondeert met de status waarin de aanvraag in het daadwerkelijke behandelproces verkeert.

‘Synchronisatie OLO-status’ uit:

Bij deze instelling zal de getoonde status van een ingediende aanvraag altijd ‘Onbekend’ zijn. Dit betekent niet dat de OLO-aanvraag de status 'Onbekend' heeft; de ingediende aanvraag bevindt zich altijd in één van eerdergenoemde statussen, maar deze status wordt niet getoond.
N.B. Wanneer de aanvraag is ingetrokken zal bij deze instelling de statusweergave ‘Onbekend (ingetrokken)’ zijn. De werkelijke status waarin de aanvraag dan verkeert is ‘OLO dossier gesloten’ (statuscode 7).

Voor deze instelling kiest u wanneer de behandeling van een aanvraag geheel of grotendeels buiten het loket om gebeurt. De via het OLO ingediende aanvragen worden dan immers niet behandeld in OLO. De status wordt niet bijgewerkt en deze zal op 'In behandeling' blijven staan. Door het uitschakelen van de statussynchronisatie zal de getoonde status daarom 'Onbekend' zijn.

De behandelende overheid zal de aanvrager dus ook buiten het OLO om informeren over de behandeling van de aanvraag. Daarom moet in dit geval de vrije tekst van de Ontvangstbevestiging aangepast worden door de lokaal beheerder van het bevoegd gezag. Deze tekst luidt:
"Wanneer er nieuws is over de aanvraag krijgt u een e-mail op dit adres. Om de status van de aanvraag te bekijken logt u in op Omgevingsloket online.”

Overzicht statussen

Statussen aanvraag in Omgevingsloket

Welke status kan een aanvraag of een melding hebben? De mogelijkheden bij een aanvraag zijn:

  • Concept
  • In behandeling
  • Aanvulling gevraagd
  • Aanhouden beslissing
  • Ontwerpbesluit
  • Beschikking
  • OLO dossier gesloten
  • Gearchiveerd

N.B. Een aanvrager of gemachtigde kan een ingediende aanvraag intrekken. Dit kan alleen wanneer de aanvraag de status ‘In behandeling’, ‘Aanvulling gevraagd’, ‘Aanhouden beslissing’ of ‘Ontwerpbesluit’ heeft. Na intrekken van de aanvraag verandert de status in ‘OLO dossier gesloten’. De weergave van deze status is echter afwijkend: weergegeven wordt de status waarin de aanvraag verkeerde op het moment van intrekken en daarachter een aanduiding dat de aanvraag is ingetrokken. Dus de statusweergave wordt ‘In behandeling (ingetrokken)’ of ‘Ontwerpbesluit (ingetrokken)’.

Een melding kent de statussen:

  • Concept
  • Gemeld
  • OLO dossier gesloten
  • Gearchiveerd