Wat moet ik weten over de ontvangstbevestiging?

Vraag

Wat moet ik weten over de ontvangstbevestiging?

Antwoord

De ontvangstbevestiging is een automatisch gegenereerd bericht dat de aanvrager of gemachtigde ontvangt wanneer deze een aanvraag of melding indient. Het bericht kent een vast, niet te wijzigen gedeelte. Daarnaast is er een vrij gedeelte, dat gewijzigd kan worden door de lokaal beheerder van het bevoegd gezag.
In deze Vraag en antwoord geven we antwoord op de volgende vragen:

Wanneer wordt het bericht verstuurd?

Wanneer een aanvrager de aanvraag of melding indient wordt er vanuit Omgevingsloket online altijd een ontvangstbevestigingsbericht gestuurd naar de aanvrager. Ook als het bevoegd gezag heeft ingesteld dat de communicatie naar de aanvrager niet via het loket verloopt wordt dit bericht verstuurd. Hiermee wordt invulling gegeven aan de verplichting om de ontvangst van een elektronisch ingediende aanvraag elektronisch te bevestigen. Het bericht wordt verstuurd naar het adres dat de aanvrager of gemachtigde in de aanvraag of melding heeft opgegeven.
N.B. Ook wanneer de aanvrager een aanvulling (bijlagen) indient in een ingediende aanvraag/melding, verstuurt Omgevingsloket altijd een ontvangstbevestiging.

Wat is de inhoud van het bericht?

De ontvangstbevestiging bestaat uit een vaste en een vrije tekst.

Vaste tekst ontvangstbevestiging

De vaste tekst is in Omgevingsloket online gedefinieerd en kan niet aangepast worden door de lokaal beheerder. Bij een melding ontvangt de melder een bericht met alleen deze vaste tekst.
De vaste tekst luidt:
“Uw aanvraag/melding [naam - nummer] is ingediend via Omgevingsloket online. Op [datum] heeft [naam bevoegd gezag] de aanvraag ontvangen.”

Vrije tekst ontvangstbevestiging

Bij een ingediende aanvraag verstuurt Omgevingsloket online een bericht naar de aanvrager waarin naast de vaste tekst ook de vrije tekst van de ontvangstbevestiging is opgenomen.
De vrije tekst luidt standaard als volgt:
“Wanneer er nieuws is over de aanvraag krijgt u een e-mail op dit adres. Om de status van de aanvraag te bekijken logt u in op Omgevingsloket online.”

Wie kan het bericht aanpassen?

De vrije tekst kan vervangen worden door een eigen tekst. Deze tekst kan worden ingevoerd door de lokaal beheerder van het bevoegd gezag. In de beheermodule onder Stuurgegevens kiest de beheerder voor ‘Beheer ontvangstbevestiging’. Daar wordt de default vrije tekst uitgeschakeld en kan een eigen tekst van maximaal 1.500 karakters worden ingevoerd.

Ontvangstbevestiging vrije tekst invoeren

Let op: alleen het bevoegd gezag kan dit instellen, de behandeldienst niet!

Wanneer het bevoegd gezag een behandeldienst (voor bepaalde of alle onderdelen) heeft ingesteld dan moet de lokaal beheerder van het bevoegd gezag dus een tekst invoeren die (ook) passend is voor de werkwijze van deze behandeldienst.
Het is overigens wel zo dat het loket aan de aanvrager alleen de (contact)gegevens van het bevoegd gezag toont; in de aanvraagmodule is dus niet te zien of er een behandeldienst is aangewezen in een aanvraag.

Wanneer moet het bericht aangepast worden?

De default tekst moet in ieder geval worden uitgeschakeld en een eigen vrije tekst ingevoerd wanneer het bevoegd gezag (én eventueel de behandeldienst):

  • niet (standaard) digitaal communiceert naar de aanvrager (volgens contactgegevens in aanvraag) , en/of
  • geen gebruik maakt van de behandelmodule (in de behandelmodule zelf of met webservice), en/of
  • in de beheermodule de OLO-Statussynchronisatie uit heeft staan. Voor meer informatie over deze synchronisatie zie de vraag Wat betekent 'Synchronisatie van OLO status door bevoegd gezag'?

Daarnaast kan het bevoegd gezag kiezen voor een eigen tekst wanneer ze meer informatie willen meegeven in de ontvangstbevestiging van de aanvraag.