Is een notitie, toegevoegd door bevoegd gezag, zichtbaar voor de aanvrager? En andersom?

Vraag

Is een notitie, toegevoegd door bevoegd gezag, zichtbaar voor de aanvrager? En andersom?

Antwoord

Ja en nee. Er is onderscheid tussen een concept-aanvraag/melding die is opengesteld voor vooroverleg en een ingediende aanvraag/melding.

Afbeeldingen: Notities inzien en toevoegen in de aanvraagmodule (door aanvrager, gemachtigde of betrokkene)

Notities in aanvraagmodule

Notitie toevoegen aanvraagmodule

Afbeeldingen: Notities inzien en toevoegen in de behandelmodule (door bevoegd gezag, behandeldienst of adviesorganisatie)

Notities in behandelmodule

Notitie toevoegen behandelmodule

Voor notities toegevoegd tijdens de status 'Concept' (in het kader van vooroverleg) geldt dat ze de status 'Toegevoegd (Concept)' krijgen. Op deze manier is er onderscheid tussen notities die voor en na indiening zijn toegevoegd aan het dossier.

Opengestelde concept aanvraag/melding (vooroverleg)

In een opengestelde aanvraag/melding zijn alle notities van de aanvrager, gemachtigde en/of betrokkene(n) zichtbaar in de behandelmodule. Ook de notities die zijn toegevoegd voordat de aanvraag werd opengesteld.

De aanvraag is pas toegankelijk in de behandelmodule na het openstellen daarvan. Het bevoegd gezag kan in de aanvraag/melding notities toevoegen welke ook zichtbaar zijn in de aanvraagmodule.
Naast notities kan het bevoegd gezag (en adviseurs van het bevoegd gezag) documenten* toevoegen. Deze zijn niet zichtbaar in de aanvraagmodule.
* Niet te verwarren met een ‘document’ wat als geupload bestand toegevoegd kan worden aan een notitie.

Ingediende aanvraag/melding

Is de aanvraag/melding ingediend? Dan zijn de notities die in de conceptfase door aanvrager, gemachtigde of betrokkene zijn toegevoegd niet meer zichtbaar in de behandelmodule. Bij een ingediende aanvraag/melding zijn dus alleen die notities zichtbaar in de behandelmodule die ook in die module zijn toegevoegd door het bevoegd gezag of haar adviseurs.

N.B. De notities uit de aanvraagmodule die in de concept aanvraag/melding zijn toegevoegd en bij of na de openstelling op de FTP-fileserver zijn geplaatst blijven op de fileserver staan. Zo blijft de informatie wel toegankelijk voor het bevoegd gezag.