Wat zijn de juridische eisen aan correspondentie via OLO?

Vraag

Is het juridisch toegestaan de "bestuurlijke" correspondentie naar de aanvrager, zoals een verzoek om aanvulling en de (ontwerp-)beschikking, alleen via het Omgevingsloket online naar de gebruiker te sturen?

Antwoord

Ja, het is juridisch toegestaan om de bestuurlijke correspondentie alleen via het Omgevingsloket online te versturen naar de aanvrager.

In de Algemene wet bestuursrecht zijn via de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer artikelen opgenomen die bepalen onder welke voorwaarden elektronisch verkeer voor bestuurlijk verkeer is toegestaan. In artikel 2:14 lid 1 Awb staat dat de aanvrager kenbaar moet maken dat hij elektronisch bereikbaar is.

Wanneer een aanvrager een aanvraag indient geeft hij expliciet aan dat hij de correspondentie over de aanvraag/melding per email of berichtenbox wil ontvangen op het door hem opgegeven adres.

afbeelding digitale toestemming

Daarnaast moet verzending op voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvinden (artikel 2:14 lid 3 Awb). In de Memorie van toelichting van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is bepaald dat de inhoud van een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier mede wordt bepaald door de aard, het doel en de inhoud van het bericht.

De berichten naar aanvragers/melders worden door Omgevingsloket online verstuurd via een e-mailserver. Deze verzending is niet speciaal beveiligd. Omdat Omgevingsloket online alleen openbare stukken verzendt die ingezien mogen worden is extra beveiliging niet nodig en volstaat de verzending met e-mail. Hier geldt wel een uitzondering voor beschikkingen en aanvragen waarvoor om vertrouwelijkheid is verzocht en deze is toegekend. Deze aanvragen kunnen beter op de conventionele manier worden ingediend.

Behalve aan de verzending stelt de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer ook eisen aan het document bij het bericht. Hiervoor geldt dat er duidelijk moet zijn dat het bericht van het bevoegd gezag komt, dat de inhoud niet gewijzigd kan worden of ingekort kan worden. Om dit te borgen kan worden gewerkt met een digitale handtekening of van een archiefwaardig documentsformat zoals PDF/A, PDF/X, PDF1.4.