Waarom krijgt het bevoegd gezag soms vele e-mails bij vooroverleg?

Vraag

Waarom krijgt het bevoegd gezag soms vele e-mails bij vooroverleg?

Antwoord

Een aanvrager/melder kan een concept-aanvraag (of melding) openstellen voor het bevoegd gezag. Meestal betekent de openstelling een verzoek tot vooroverleg aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag kan na openstellen de aanvraag en bijbehorende bijlagen en notities inzien. De toegewezen coördinator kan advies vragen aan derden.

Het bevoegd gezag (instelling e-mail) ontvangt een e-mail zodra een aanvrager een aanvraag openstelt. Het onderwerp van deze mail luidt: "Aanvrager, gemachtigde wil in het kader van de aanvraag [naam aanvraag] - [aanvraagnummer] vooroverleg voeren".

Bevoegd gezag dat gebruik maakt van webservices ontvangt een webservicebericht wanneer een aanvrager de aanvraag openstelt voor vooroverleg.

De aanvrager kan tijdens de openstelling wijzigingen aanbrengen in de aanvraag. Iedere keer als er iets gewijzigd wordt, ontvangt het bevoegd gezag hiervan een e-mailbericht (geen XML). Het onderwerp van deze mail luidt: "De opengestelde aanvraag [naam aanvraag] - [aanvraagnummer] is gewijzigd".

Echter, wanneer de aanvrager in de opengestelde aanvraag een werkzaamheid (formulier) opent en doorloopt wordt er ook een e-mail naar het bevoegd gezag verstuurd. Het is dan onduidelijk voor het bevoegd gezag of er iets gewijzigd is in de aanvraag. Helaas is het niet mogelijk om geen e-mail te versturen, ook al verandert de aanvrager niets.

De e-mails worden naar het e-mailadres van de organisatie gestuurd en niet naar de toegewezen coördinator bij de opengestelde aanvraag.

Ook bevoegd gezag dat gebruik maak van webservices ontvangt een e-mail als er wijzigingen zijn aangebracht in de opengestelde aanvraag.