Waarom ontvangen wij geen e-mailnotificatie van een aanvraag?

Vraag

Waarom ontvangt bevoegd gezag geen e-mailnotificatie van een aanvraag?

Antwoord

Vanuit Omgevingsloket online wordt gegarandeerd dat e-mail notificaties verzonden worden. E-mail kent geen gegarandeerde bezorging en elke e-mail passeert vele, niet door het Omgevingsloket beheerde, schakels. Vanuit het Omgevingsloket is niet te controleren en te garanderen dat e-mail berichten ook inderdaad aankomen. Soms is de internetverbinding of firewall het probleem.

Alleen bij het berichtenverkeer via webservices wordt de aankomst van berichten gecontroleerd en kan de juiste aflevering van berichten worden gegarandeerd. Wanneer uw behandelproces uitgaat van e-mailnotificaties moet een extra controle in het loket op ingediende aanvragen plaatsvinden.

Vanuit het Omgevingsloket wordt altijd een e-mail gestuurd naar de aanvrager dat hij een aanvraag heeft ingediend. Bij het gebruik van webservice wordt bij het indienen van een aanvraag geen notificatiemail verstuurd aan het bevoegd gezag.

Hierna wordt u verder geïnformeerd over het berichtenverkeer vanuit Omgevingsloket online en de verschillende werkwijzen.

Mail

Als een bevoegd gezag kiest voor e-mailnotificaties, ontvangen zij via de mail

  • de aanvraag in de vorm van PDF
  • een XML bestand met dezelfde gegevens
  • notificatie e-mailtjes met wijzigingen van de status van de aanvraag

We raden u aan om naast het controleren van de e-mail, regelmatig in te loggen op de behandelmodule van Omgevingsloket online om de status van de aanvragen (datum wijzigingen) te controleren. Kijk ook regelmatig op de FTP-server of er nieuwe bestanden binnengekomen zijn. Bijvoorbeeld  aanvragen en aanvullingen. Gebruik het XML bestand dat bij de e-mail wordt meegezonden alleen als tijdelijke oplossing voor geautomatiseerde bewerking, een permanente en meer betrouwbare oplossing is webservice. Check tot slot bij de ICT beheerder van uw organisatie of e-mails uit het domein omgevingsloket.nl als betrouwbaar (geen spam) worden gezien.

Webservice

Als een bevoegd gezag kiest voor Webservice, ontvangen en versturen zij berichten via een speciale verbinding: servicebus en niet via e-mail. Deze elektronische berichten worden vervolgens door het back-office systeem van het bevoegd gezag in eigen system ingelezen. In tegenstelling tot het e-mailverkeer gaan berichten geautomatiseerd heen en weer tussen Omgevingsloket online en het bevoegd gezag. Enkele voorbeeldberichten die via webservice lopen:

  • aanbieden aanvraag
  • toevoegen documenten
  • aanvragen vooroverleg
  • koppel verzoek aan zaak