Koppeling tussen Omgevingsloket Online en Landelijk asbestvolgsysteem

Waarom een koppeling?

Vóór de koppeling was het mogelijk sloopmeldingen in te dienen bij de gemeente via het Omgevingsloket en via het Landelijk Asbestvolgsysteem (LAVS). In de praktijk accepteren gemeenten meldingen vanuit het LAVS niet altijd. Meldingen vanuit het LAVS maken geen gebruik van het wettelijke vastgestelde formulier. Daarnaast zijn veel gemeenten alleen ingericht op het ontvangen en verwerken van meldingen vanuit het Omgevingsloket. Meldingen die langs een andere weg binnenkomen verstoren het werkproces. Gemeenten vragen asbestbedrijven daarom vaak ook de sloopmelding via Omgevingsloket online in te dienen. Dit betekent dubbel werk wanneer ze ook via het LAVS een sloopmelding hebben gedaan. Een koppeling verbetert dit proces voor zowel asbestbedrijven als gemeenten.

Wat is er veranderd?

Sinds de koppeling van 31 maart 2017 is het niet meer mogelijk de sloopmeldingen in te dienen via het LAVS. Zakelijke gebruikers kunnen sloopmeldingen indienen via Omgevingsloket online. Start- en gereedmelding kunnen asbestbedrijven nog wel via het LAVS indienen. Bevoegd gezag ontvangt geen sloopmeldingen meer vanuit het LAVS. Deze meldingen kunnen alleen nog binnenkomen via Omgevingsloket online. Voor particuliere gebruikers van Omgevingsloket online verandert er niets. Zij maken geen gebruik van het LAVS en kunnen bij een sloopmelding in Omgevingsloket online geen gegevens ophalen uit het LAVS.

Hoe werkt de koppeling tussen het Omgevingsloket en het LAVS?

Zakelijke gebruikers kunnen sloopmeldingen indienen via Omgevingsloket online. Door de koppeling worden gegevens uit het LAVS geïmporteerd naar Omgevingsloket online en vooringevuld in de sloopmelding. Melders hoeven zo alleen nog een beperkt aantal gegevens toe te voegen. In het LAVS wordt aan een project een verwijderopdrachtnummer toegekend. Dit nummer kunnen melders invullen in Omgevingsloket online via de extra optie ‘LAVS-melding’. Omgevingsloket online haalt dan de informatie voor de sloopmelding uit het LAVS en daarna kan de melding ingediend worden. Een kopie van de melding aan het bevoegd gezag wordt in het LAVS opgeslagen.

De uitgangspunten van de koppeling

De koppeling is gerealiseerd met de volgende uitgangspunten:

• Alleen zakelijke gebruikers (ingelogd met eHerkenning) kunnen sloopmeldingen aanmaken met gegevens uit het LAVS. Om in te loggen in het LAVS is eHerkenning nodig met betrouwbaarheidsniveau 1. Omgevingsloket online vereist minimaal betrouwbaarheidsniveau 2.
• Een zakelijke gebruiker mag alleen gegevens ophalen uit het LAVS als de gebruiker daarvoor bevoegd is. Het LAVS bepaalt wie bevoegd is. Dit kan in het LAVS een projecteigenaar zijn, een projectcoördinator of een andere betrokkene bij de verwijderopdracht. Is een gebruiker niet bevoegd, dan worden de gegevens niet opgehaald. De gebruiker krijgt daarna een foutmelding.
• Omgevingsloket online haalt de gegevens op uit het LAVS via het nummer van de verwijderopdracht. Eerst worden de meldingsgegevens opgehaald. Daarna worden één voor één de bijlagen opgehaald.
• Na het ophalen van de meldingsgegevens uit het LAVS maakt het Omgevingsloket een melding aan. Waar het kan wordt de sloopmelding ingevuld op basis van de opgehaalde gegevens. Het proces van een melding aanmaken en indienen in Omgevingsloket online wijzigt niet. De gebruiker moet de vooringevulde gegevens zelf controleren en waar nodig specificeren. In de meeste gevallen kan de gebruiker de gegevens ook zelf wijzigen.
• De pdf met de ingediende melding uit Omgevingsloket online wordt bij het indienen ook verstuurd naar het LAVS en daar opgeslagen.

Een sloopmelding starten

Via de nieuwe optie ‘Nieuwe LAVS-melding’ kan een melder gegevens ophalen uit het LAVS. Deze optie staat op het overzichtsscherm van de aanvragen/meldingen (zie onderstaande afbeeldingen).  Alleen zakelijke gebruikers ingelogd met eHerkenning krijgt deze mogelijkheid. Alleen via deze optie is het mogelijk gegevens op te halen uit het LAVS.

Mijn overzicht zonder aanvragen/meldingen:

Mijn overzicht met aanvragen/meldingen:

Gegevens ophalen uit het LAVS

Na selectie van 'Nieuwe LAVS-melding' wordt een scherm geopend met de titel ‘Melding asbest verwijderen voorinvullen uit het LAVS’ (zie onderstaande afbeelding). Dit scherm geeft uitleg over het aanmaken van de sloopmelding met gegevens uit het LAVS. De melder vult op dit scherm het nummer van de verwijderopdracht van het LAVS in. Hiermee worden de gegevens opgehaald uit het LAVS. Het veld wordt standaard vooringevuld met ‘VERWIJDER-‘. Hiermee begint het nummer van de verwijderopdracht altijd.

Koppelen met het LAVS lukt niet

Omgevingsloket online legt digitaal een verbinding met LAVS. Het kan zijn dat deze verbinding vanwege technische problemen uitvalt en het koppelen met LAVS niet lukt. In dat geval krijgt de melder de keuze om te stoppen of verder te gaan. De gebruiker kan het formulier in Omgevingsloket online dan handmatig invullen.

Welke gegevens worden vooringevuld?

De koppeling zorgt ervoor dat de volgende gegevens vanuit LAVS worden vooringevuld in het formulier:

• Aanvraaggegevens
• Locatie
• Specifieke velden over asbestverwijdering in het sloopformulier
• Bijlagen

De gebruiker moet de velden controleren en indien nodig de overige velden zelf aanvullen. Vervolgens kan de gebruiker de melding op de gebruikelijke manier indienen.

Bijlagen bij de sloopmelding

Naast de gegevens van de melding haalt Omgevingsloket online ook toegevoegde bijlagen op uit het LAVS. Een melding asbest verwijderen bevat minimaal één bijlage: het asbestinventarisatierapport. Bij het ophalen van de bijlagen controleert Omgevingsloket online eerst of het loket het bestandstype ondersteunt. Voldoet het bestandstype niet, dan wordt de bijlage niet opgehaald en volgt een foutmelding. Voldoet het bestandstype wel, dan wordt de bijlage inclusief bijlagegegevens opgehaald.

N.B. Het Omgevingsloket accepteert niet alle bestandstypen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk Word-document toe te voegen als bijlagen. Meer over dit onderwerp leest u in de veelgestelde vraag: Welke bestandsextensies zijn toegestaan in het loket?

Tijdens het ophalen komen de bijlagen in het overzicht van de bijlagen te staan met de bijlagestatus ‘Bezig met ophalen’. De bijlage krijgt de status ‘Concept’ wanneer de bijlage succesvol is opgehaald. Een gebruiker kan ook zelf handmatig bijlagen toevoegen. Ook deze bijlagen krijgen dan de status ‘Concept’.

Indienen melding

Bij het indienen van de melding wordt een mail naar de aanvrager/gemachtigde en naar het bevoegd gezag gestuurd. Beide mails geven aan dat in de melding gebruik is gemaakt van gegevens uit het LAVS. Daarnaast wordt een kopie van de melding naar het LAVS gestuurd.