2. Vereisten uit de richtlijn waaraan in ieder geval moet worden voldaan

De Europese Richtlijn 2003/4/EG, `Toegang tot milieu-informatie voor het publiek' (verder de richtlijn), kent verschillende bepalingen met betrekking tot de toegang tot milieu-informatie die als minimumverplichtingen voor overheden gelden. Daarnaast kent de richtlijn ook bepalingen die van toepassing zijn als overheden een hoger ambitieniveau nastreven. Deze bepalingen zijn in de Nederlandse wetgeving opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur en in de Wet milieubeheer. Dit heeft grotendeels op 14 februari plaatsgevonden met de inwerkingtreding van de Wet uitvoering Verdrag van Aarhus (Stb. 2005, 66).

Overheden moeten, naar aanleiding van de nieuwe wetgeving, in ieder geval:

  • als er een verzoek om informatie komt, zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op het verzoek beslissen en de verzochte informatie binnen deze termijn daadwerkelijk verschaffen. Is dit niet haalbaar, dan kan de termijn met vier weken verlengd worden. U moet de verzoeker van dit uitstel gemotiveerd in kennis stellen;
  • de aanvrager behulpzaam zijn bij het preciseren van zijn verzoek om informatie wanneer zijn verzoek te algemeen geformuleerd is;
  • de gevraagde informatie leveren in een door de verzoeker gevraagde vorm, tenzij de informatie al op een andere wijze voor het publiek beschikbaar is, of het redelijk is om de gevraagde informatie in een andere vorm ter beschikking te stellen. Dit impliceert dat u de informatie bij voorkeur op een wijze en in een vorm moet bewaren die gemakkelijk reproduceerbaar is en bij voorkeur toegankelijk is via elektronische middelen;
  • praktische regelingen treffen, zoals het benoemen van voorlichtingsambtenaren, het opzetten en onderhouden van voorzieningen om de informatie te onderzoeken (bijvoorbeeld een kamer met PC), het opstellen en voorhanden hebben van lijsten met de beschikbare milieu-informatie met vermelding van de plaats waar deze informatie te vinden is; voorlichting geven aan het publiek over de rechten die voor het publiek uit de Wm en de Wob voortvloeien;
  • in geval van (gedeeltelijke) weigering tot het verstrekken van informatie: deze weigering schriftelijk, of via elektronische weg, meedelen aan de verzoeker, voorzien van de redenen voor weigering en informatie over de mogelijkheden van beroep;
  • als u een vergoeding in rekening brengt voor het verstrekken van milieu-informatie: een overzicht van de vergoedingen openbaar maken met de voorwaarden die daarop van toepassing zijn;
  • de informatie die relevant is voor de uitoefening van uw taak ordenen met het oog op een actieve en systematische verspreiding onder het publiek, met name door middel van computertechnologie en/of elektronische technologie wanneer deze voorhanden is;
  • de milieu-informatie (zoals teksten van wetten, beleidsplannen, verslagen over de toestand van het milieu, vergunningen, milieu- en risico beoordelingen) op passende wijze bijwerken, beschikbaar stellen en verspreiden (= actieve openbaarheid); er voor zorg dragen, voorzover mogelijk, dat de informatie actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar is;
  • in geval een verzoek om informatie betrekking heeft op emissies (informatie over stoffen, energie, geluid, straling of afval, emissies, lozingen en ander vrijkomen van stoffen in het milieu), zo nodig en indien voorhanden, aangeven welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie, inclusief de methodes voor analyses, monsternames en voorbehandeling van de monsters, of verwijzen naar een gebruikte standaardprocedure. Dit impliceert dat u voor de beschikbare milieu-informatie moet nagaan of deze onderliggende informatie voorhanden is.

De inspanning die de hierboven opgesomde minimumverplichtingen vergt, is sterk afhankelijk van de zogenaamde nulsituatie binnen uw organisatie. Is binnen uw organisatie de informatiestructuur helder, heeft uw organisatie al een proactieve houding bij het openbaar maken van milieu-informatie en wordt daarbij gebruik gemaakt van een website, dan zullen deze nieuwe verplichtingen enige extra inspanning vergen. De nadruk zal dan vooral liggen op het hanteren van de strakkere termijnen bij verzoeken om milieu-informatie en het toepassen van de aangepaste weigeringsgronden. Uit het onderzoek dat in de eerste fase van het PRIMA-project is uitgevoerd, is gebleken dat de informatiestructuur binnen overheen vaak niet helder is en dat afspraken over wie welke informatie beheert, niet zijn gemaakt.

Daarnaast is de te verwachten inspanning mede afhankelijk van het ambitieniveau dat u binnen uw organisatie nastreeft. Met name op het gebied van de actieve openbaarheid behoort een hoog ambitieniveau tot de mogelijkheden.