4. Ordening van milieu-informatie

De Europese richtlijn 2003/4/EG kent verschillende bepalingen die bedoeld zijn om de toegang tot de milieu-informatie voor het publiek zo eenvoudig mogelijk te maken. De bepalingen gaan over de manier van opslaan en beheren van de informatie, de wijze van ordenen, het maken van lijsten met daarop gegevens over de aanwezige informatie en lijsten met instanties die voor of namens de overheid de informatie beheren.

In dit hoofdstuk worden voorbeelden gegeven van lijsten waarmee bestuursorganen het publiek kunnen informeren. De lijsten kunnen overigens ook gebruikt worden om de aanwezige informatie binnen de eigen organisatie te ordenen, bijvoorbeeld in de vorm van een database. Het gaat in alle gevallen om milieu-informatie waarover bestuursorganen beschikken, of die voor bestuursorganen wordt beheerd.

Daar waar geen informatie aanwezig is, hoeft deze niet alsnog te worden gegenereerd.

4.1 Registers van milieu-informatie, modellijsten

De aan het slot van dit hoofdstuk te vinden modellijsten dienen als instrument om het publiek op de hoogte te brengen van de milieu-informatie waarover bestuursorganen beschikken of die voor bestuursorganen wordt beheerd. Met de modellijsten geven bestuursorganen aan welke milieu-informatie het publiek waar kan vinden en in welke vorm de informatie beschikbaar is. De lijsten moeten ook inzicht geven in de instellingen, diensten of bedrijven (natuurlijke of rechtspersonen) die onder het toezicht van een bestuursorgaan taken hebben of diensten verlenen op milieugebied en daarom over milieu-informatie beschikken.

Tegelijkertijd zal met het opstellen en invullen van deze lijst de eigen informatie worden geordend.

Uitgangspunt voor het opstellen van een modellijst is de definitie van de term ‘milieu-informatie’. Zie hiervoor ook in de handreiking hoofdstuk 3 `Begrippen’.

4.1.1 Definitie milieu-informatie

Alle informatie, neergelegd in documenten, over:

de toestand van elementen van het milieu, zoals lucht en atmosfeer, water, bodem, land, landschap en natuurgebieden met inbegrip van vochtige biotopen, kust- en zeegebieden, biologische diversiteit en haar componenten, met inbegrip van genetisch gemodificeerde organismen, en de interactie tussen deze elementen; factoren, zoals stoffen, energie, geluid, straling of afval, met inbegrip van radioactief afval, emissies, lozingen en ander vrijkomen van stoffen in het milieu die de onder a bedoelde elementen van het milieu aantasten of waarschijnlijk aantasten; maatregelen, met inbegrip van bestuurlijke maatregelen, zoals beleidsmaatregelen, wetgeving, plannen, programma’s, milieuakkoorden en activiteiten die op de onder a en b bedoelde elementen en factoren van het milieu een uitwerking hebben of kunnen hebben, alsmede maatregelen of activiteiten ter bescherming van die elementen; verslagen over de toepassing van de milieuwetgeving; kosten-baten en andere economische analyses en veronderstellingen die worden gebruikt in het kader van de onder c bedoelde maatregelen en activiteiten; de toestand van de gezondheid en veiligheid van de mens, met inbegrip van de verontreiniging van de voedselketen, indien van toepassing, de levensomstandigheden van de mens, waardevolle cultuurgebieden en bouwwerken, voorzover zij worden of kunnen worden aangetast door de onder a bedoelde toestand van elementen van het milieu of, via deze elementen, door de onder b en c bedoelde factoren, maatregelen of activiteiten.

4.1.2 Opbouw van de modellijsten

Gezien de definitie van milieu-informatie zijn de modellijsten als volgt opgebouwd:

a. Informatie-ingang

Er zijn twee modellijsten met ieder een eigen informatie-ingang:

De modellijst met als informatie-ingang ‘Milieukwaliteit en effecten’ - modellijst nr.1 - begint met een opsomming van elementen van het milieu (1e kolom) De toestand van gezondheid, veiligheid en levensomstandigheden van de mens en het waardevolle cultuurerfgoed zijn daar ook in opgenomen. De modellijst met als informatie-ingang ‘Emissies, energie en afval’ - modellijst nr. 2 - begint met een opsomming van factoren die de kwaliteit van het milieu aantasten (1e kolom).

Om de toegankelijkheid voor het publiek te vergroten, kunnen genoemde elementen en factoren nog nader gespecificeerd worden. Het element water kan bijvoorbeeld nader onderverdeeld worden in waterkwaliteit, drinkwater, zwemwater.

b. Informatiesoort

De 2e kolom geeft in beide tabellen aan wat de informatiesoort (vorm) is waarin de informatie vastligt. Dit moet terug komen in de lijst. Overheden dienen aan te geven over welke soort informatie zij beschikken: de soort informatie kan verschillend van aard zijn, zoals: beleid, wetgeving, plannen, milieuakkoorden, metingen (cijfers), kaartmateriaal, etc.

De meest voorkomende documenten zullen in het register moeten worden opgenomen. Daarbij valt te denken aan beleidsplannen, uitvoeringsprogramma’s, voortgangsrapportages, maar ook aan de daaraan ten grondslag liggende scenario’s, modellen en inputgegevens.

c. Informatievorm

Nadat bestuursorganen hebben aangegeven over welke milieu-informatie zij beschikken, dienen zij als volgende stap aan te geven of de milieu-informatie beschikbaar is in geschreven, visuele, auditieve, elektronische of enige andere materiële vorm. Dit kan dan nader gespecificeerd worden, bijvoorbeeld: artikel, folder, rapport, website, database, Geografisch Informatie Systeem (GIS), etc. In de modellijsten staat dit in de 3e kolom.

d. Vindplaats informatie

Tot slot geven bestuursorganen aan waar deze informatie beschikbaar is (4e kolom). Indien een andere instantie in opdracht voor een bestuursorgaan milieu-informatie beheert, kan worden verwezen naar de desbetreffende instantie (zie ook handreiking onder C begrippen ‘overheidsinstantie’). Is de informatie binnen de eigen organisatie aanwezig, dan zal, afhankelijk van in hoeverre informatie digitaal beschikbaar is en via Internet toegankelijk is, hier in de 4e kolom staan: archief, Internet (website), milieucoördinator of ander persoon, bibliotheek, etc. Daarnaast kan vermeld worden, welke organisatieonderdeel/afdeling de informatie beheerd.

4.1.3. Voorbeelden modellijsten

Hieronder zijn de twee besproken modellijsten opgenomen. Deze modellijsten dienen als voorbeeld en zijn indicatief. Per overheidsinstantie kan de invulling van de modellijsten verschillen afhankelijk van de taken en het ambitieniveau van de organisatie om milieu-informatie toegankelijk te maken voor het publiek.

Bij de modellijsten is gekozen voor een indeling die aansluit bij het begrip milieu-informatie uit de richtlijn. Zeker als bestuursorganen nog niet over lijsten beschikken, wordt aangeraden een indeling te maken die aansluit bij de wijze waarop burgers naar informatie zoeken, ook als dit misschien niet geheel aansluit bij de organisatorische indeling of de indeling van de eigen informatiehuishouding.

Naast de voorgestelde indelingen zijn dus ook andere indelingen mogelijk. Denkbaar is het bijvoorbeeld mogelijk te maken te zoeken op postcodegebied of wijk.

Daarnaast verdient het aanbeveling de lijst op te stellen in databasevorm (niet verplicht). Dit maakt het eenvoudig om data (milieu-informatie) voor publicatie te koppelen aan een website. Door de koppeling van de database aan de website hoeft alleen de data van de database beheerd te worden en wordt via de website door de koppeling de meest actuele milieu-informatie opgehaald en getoond. Hiermee is het systeem voor publicatie van de milieu-informatie web-based.

Modellijst nr. 1: informatie-ingang ‘Milieukwaliteit en effecten’
Element Informatiesoort Informatievorm Vindplaats informatie
Lucht en atmosfeer Wetgeving, bijv.
Besluit Luchtkwaliteit
elektronisch - wetsartikelen internet -
. . visueel - wetsartikelen bibliotheek
. Beleid, bijv.
Plan van aanpak knelpunten luchtkwaliteit
Elektronisch – rapport
Nota’s
internet - www.vng.nl
. Meetresultaten
(luchtkwaliteit)
visueel - rapport milieucoördinator gemeente
Water Beleid Elektronisch – rapport
Nota’s
internet - www.waterschappen.nl
. . . internet - www.vng.nl
. Wetgeving visueel - wetsartikelen bibliotheek gemeente
. Vergunning visueel - document Archief gemeente
. Waterakkoorden Elektronisch - rapport internet - www.waterschappen.nl
. visueel - rapport bibliotheek waterschap
Land Beleid visueel - rapport bibliotheek provincie
. Bestemmingsplannen visueel - rapport/kaartmateriaal bibliotheek gemeente
. Vergunningen Elektronisch - website internet - www.vng.nl
Natuur en landschappen Beleid elektronisch - rapport en kaartmateriaal internet - www.ipo.nl
. Bestemmingsplannen visueel - rapport en kaartmateriaal bibliotheek gemeente
Kust- en zeegebieden Beleid Elektronisch - rapport internet - www.rijkswaterstaat.nl
. . visueel - rapport en kaartmateriaal Bibliotheek Rijkswaterstaat
. Wetgeving elektronisch - wetsartikelen internet -
Biologische diversiteit . Visueel - rapport stadsecoloog
. . . Vereniging Natuurmonumenten
Bodem Beleid . .
. Metingen . .
. Wetgeving Bodembescherming .
Geluid Geluidsbeleid . .
. Geluid meetresultaten . .
Gezondheid en veiligheid Beleid luchtverontreiniging visueel - document Bibliotheek gemeente
. Verontreiniging in de voedselketen rapport Voedsel en waren autoriteit
. Drinkwater Elektronisch - tekst internet - drinkwaterleverancier
Externe veiligheid Veiligheidsbeleid Elektronisch - rapport internet - www.ipo.nl
. Rampenplan Elektronisch - rapport internet - www.ipo.nl
. Risicokaart elektronisch - rapport en kaartmateriaal internet - www.ipo.nl
Leefbaarheid Beleid leefomgeving elektronisch - rapport internet - www.vng.nl
Cultuurerfgoed - Waardevolle gebieden Beleid verzuring/inklinking veengebied visueel - document Archief gemeente
Cultuurerfgoed - Waardevolle gebouwen/ monumenten/beelden Beleid aantasting door luchtverontreiniging visueel - document gemeente, Dienst Monumentenzorg
Duurzaamheid Beleid duurzaamheid . .
. Duurzame stedelijk ontwikkeling . .
. Duurzaam bouwen . .

Modellijst nr. 2: informatie-ingang ‘Emissies, energie en afval’
Factoren Informatiesoort Informatievorm Vindplaats informatie
Stoffen Samenstelling product . Voedsel en Warenautoriteit
. Toxiciteitsgegevens Rapport, dossier RIVM
Energie Subsidieregelingen voor energiebesparing Digitaal - brochure Internet - www.energiesubsidiewijzer.nl
Geluid . . .
. . . .
Straling Beleid Nota’s www.overheid.nl
Afval Beleid elektronisch - rapport internet - www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm
www.vng.nl
. Gegevens van metingen (cijfers) elektronisch - website internet -
www.vng.nl
. . . www.vng.nl
Emissies Beleid elektronisch - rapport internet - www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm
. Richtlijnen elektronisch - website internet - www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm
. Gegevens van metingen (cijfers) elektronisch - website internet - www.emissieregistratie.nl
Lozingen Vergunningen visueel -documenten Archief waterschap
. Gegevens van metingen (cijfers) elektronisch - rapport internet - www.waterschappen.nl

4.2. Registreren meetmethodes

Overheidsinstanties moeten proberen ervoor te zorgen, dat door hen of op hun verzoek samengestelde informatie begrijpelijk, nauwkeurig en vergelijkbaar is. Bij verzoeken om informatie over milieufactoren (bv. Emissies) dient op verzoek te worden meegedeeld welke methode voor de samenstelling van de informatie is toegepast. Deze mededeling zal ook inhoud kunnen geven aan de kwaliteitscriteria actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar. Uiteraard is informatie over gehanteerde meetmethoden ook voor de informatie die actief ter beschikking wordt gesteld van belang.

De overheidsinstanties geven bij het beantwoorden van verzoeken om informatie overeenkomstig de Wob, zo nodig, en indien de informatie voorhanden is, aan welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie, inclusief de methodes voor analysering, monstername en voorbehandeling van de monsters, of verwijzen naar een gebruikte standaardprocedure.

Dit betekent dat bij het samenstellen van de informatie direct een passage over de gebruikte meetmethode of onderzoeksmethode (bijvoorbeeld bij kosten-baten analyses) moet worden gevoegd.

Indien deze passage niet aanwezig is, zal de overheidsinstantie zichzelf moeten afvragen of de kwaliteit van de informatie voldoende gewaarborgd is.

De meest overzichtelijke manier voor het zichtbaar maken van de onderliggende meetmethode is om een koppeling et maken van de verwijzing aan de opname van de milieu-informatie in het eerder beschreven register. Daarmee heeft u zelf ook direct zicht op de informatie waar de onderliggende meetmethodes wel of niet van bekend zijn.