5. Informatie op verzoek

5.1 Procedure

5.1.1 Passieve openbaarheid (informatie op verzoek)

Het procedurele en inhoudelijke kader voor het behandelen van een verzoek om milieu-informatie is de Wet openbaarheid van bestuur (verder Wob). Belangrijke wijzingen van de Wob naar aanleiding van het Verdrag van Aarhus (verder het verdrag) en de Europese richtlijn 2003/4/EG `Toegang tot milieu-informatie’(verder de richtlijn) zijn:

  • er is in principe een termijn van vier weken om milieu-informatie daadwerkelijk te verstrekken;
  • informatie moet in beginsel in de gevraagde vorm worden geleverd;
  • ten aanzien van bedrijfs- en fabricagegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld, vindt een verschuiving plaats van absolute naar relatieve weigeringsgronden;
  • de openbaarheid van emissiegegevens is in het bijzonder gegarandeerd;
  • voorzover voorhanden, dient aangeven te worden welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie, inclusief de methodes voor analyse, monstername en voorbehandeling van de monsters, of verwijzing naar een gebruikte standaardprocedure.

Passieve openbaarheid houdt in dat overheden, als zij een verzoek om milieu-informatie ontvangen en als de afhandelingsprocedure positief verloopt, de milieu-informatie waarover ze zelf beschikken of die voor hen wordt beheerd, beschikbaar stellen. Daarbij hoeft de verzoeker geen belang aan te voeren. De begrippen milieu-informatie en overheidsinstantie worden met de wetswijziging breder gedefinieerd (zie ook de handreiking in hoofdstuk 3` Begrippen’).

5.1.2 Wat is er veranderd en wat gaat er nog verder veranderen?

Termijnen

De in de richtlijn beschreven procedure voor het behandelen van een verzoek om informatie betekent een wijziging van de Wob voor wat de termijnen en het format betreft: er is in art. 6 Wob een termijn ingevoerd voor het daadwerkelijk verstrekken van milieu-informatie (in aanvulling op de reeds in de Wob gehanteerde beslistermijn) en er is de mogelijkheid gecreëerd om informatie in een bepaalde format of vorm op te vragen, tenzij die informatie al anderszins voor het publiek beschikbaar is (art. 7 Wob).

Meetmethodes

Bij het beantwoorden van de verzoeken zullen de bestuursorganen aan moeten geven, indien van toepassing, welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie. Hierbij is de beperking ‘zo nodig en indien de informatie voorhanden is’ opgenomen in art. 7 Wob.

Preciseren

Bestuursorganen hebben thans de (nieuwe) plicht, indien een verzoek om informatie te algemeen is geformuleerd, het verzoek te laten preciseren. Overheden dienen de verzoeker daarbij behulpzaam te zijn, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over het gebruik van openbare registers. Een kennelijk onredelijk of te algemeen verzoek kan worden afgewezen op grond van het feit dat de bestuurlijke aangelegenheid of het document niet (voldoende) is aangegeven. Daarnaast geeft de richtlijn nog een aantal algemene waarborgen en praktische maatregelen voor het behandelen van verzoeken om milieu-informatie, zoals het benoemen van een voorlichtingsambtenaar, het opzetten en onderhouden van voorzieningen om de informatie te onderzoeken en het voorhanden hebben van registers of lijsten van milieu-informatie.

Weigeringsgronden

Zoals hierboven al kort is aangegeven, zijn de weigeringsgronden van art. 10 Wob gewijzigd. Zie hieronder voor een toelichting daarop.

Vergoedingen

Het vragen van redelijke vergoedingen bij een verzoek om informatie blijft ook op grond van de richtlijn mogelijk (art. 12 Wob). Hieraan wordt wel de voorwaarde verbonden dat het vergoedingenregime is gepubliceerd.

Toegankelijkheid

Ten behoeve van de passieve openbaarheid dienen overheden alle redelijke inspanningen te leveren om milieu-informatie waarover zij beschikken (of die voor hen wordt beheerd), te bewaren in vormen of formaten die gemakkelijk reproduceerbaar zijn en toegankelijk zijn via computercommunicatiemiddelen of andere elektronische middelen.

5.1.3 Informatie op verzoek: overzichtsschema

Stroomschema Aarhus (3)

* Indien er een derdebelang is moet het bestuursorgaan een afschrift van de beslissing en de informatie aan die derde sturen.

5.1.4 Algemene toelichting schema informatie op verzoek

Om de gevolgen voor de bestuurspraktijk toe te lichten, volgt hieronder een toelichting op de verschillende stappen die een Wob-verzoek doorloopt.

De voorfase

• Geen belang
Iemand die op grond van de Wob informatie vraagt, hoeft geen belang te stellen. Dit is een wezenlijke eis uit de richtlijn die expliciet is vastgelegd in art. 3, lid 3 Wob.

• Hulp bij formulering verzoek
Mocht het verzoek te algemeen zijn geformuleerd, dan moet het bestuursorgaan de verzoeker hulp bieden bij het preciseren daarvan. Dit is geformuleerd in art. 3, lid 4 Wob.

• Is er sprake van milieu-informatie?
Is eenmaal een (voldoende concreet) verzoek ontvangen, dan moet het bestuursorgaan vervolgens bepalen in hoeverre het Wob-verzoek betrekking heeft op milieu-informatie. Het procedurele regime is bij milieu-informatie hetzelfde als bij andere soorten informatie. De verschillen in behandeling tussen milieu-informatie en andere informatie zitten vooral in het materiële afwegingskader. Voorzover het verzoek betrekking heeft op milieu-informatie, geldt op onderdelen het afwijkende afwegingskader dat wordt opgenomen in de artikelen 10 en 11 Wob.

Procedurele aspecten nader toegelicht

In het schema zijn de procedurele aspecten aangegeven met een volgletter.

Deze procedurele aspecten van de Wob gelden - zoals hiervoor opgemerkt - zowel voor een regulier Wob verzoek als voor een verzoek om milieu-informatie. Hieronder worden enkele aspecten nader toegelicht.

Inhoud:

Ad a. Is het verzoek te algemeen geformuleerd?

In sommige gevallen is het verzoek om informatie te algemeen geformuleerd. In dat gevalt dienen overheden de verzoeker te vragen om het verzoek te verhelderen, waarbij van de overheid een redelijke inspanning wordt geëist om de aanvrager behulpzaam te zijn bij het preciseren van zijn vraag. Indien dit niet leidt tot een concrete, heldere vraagstelling, kan het verzoek worden geweigerd. Door een verzoeker te helpen zijn vraag te preciseren, kunnen overheden tijd besparen en wordt voorkomen dat onnodige/overbodige informatie wordt geleverd.

Ad b. Termijnen

Artikel 6 van de Wob regelt de termijnen voor het beslissen op een verzoek om informatie. De termijn om op een verzoek om informatie te beslissen is normaliter vier weken, gerekend vanaf de dag na de dag waarop het verzoek is ontvangen. Wanneer om milieu-informatie wordt gevraagd is de termijn slechts twee weken indien het bestuursorgaan voornemens is de milieu-informatie te verstrekken terwijl naar verwachting een belanghebbende daar bezwaar tegen heeft.

Indien het niet redelijkerwijs mogelijk is om de gegevens binnen de termijn aan te leveren kan de termijn worden verlengd met ten hoogste vier weken. De verlenging moet worden gemotiveerd. In het geval van milieu-informatie moet de verlenging worden gemotiveerd vanuit de omvang of complexiteit van de milieu-informatie. Een verlenging dient voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk kenbaar te worden gemaakt aan de verzoeker.

Artikel 6 lid 3 van de Wob regelt een opschorting van de termijn in geval het bevoegd gezag toepassing geeft aan artikel 4:8 Awb. Artikel 6 lid 3 is echter niet van toepassing wanneer het gaat om milieu-informatie.

Ad c. Beschikbaarheid informatie

Bestuursorganen kunnen een verzoek om milieu-informatie weigeren, indien de informatie niet in hun bezit is en wanneer het ook niet voor hen wordt beheerd. Het verzoek dient te worden afgewezen met de motivatie dat de stukken niet bij het betreffende bestuursorgaan berusten. In dit verband wordt er nadrukkelijk op gewezen dat er geen verplichting in het leven wordt geroepen door het verdrag of de richtlijn om de niet aanwezige milieu-informatie alsnog te verzamelen. Wanneer overheden er kennis van hebben, dat die informatie in het bezit is van of wordt beheerd voor een ander bestuursorgaan, dan wordt het verzoek zo nodig doorgegeven aan die andere instantie of wordt de aanvrager ingelicht over de overheidsinstantie waar naar de verzochte informatie kan worden aangevraagd (art. 4 Wob en art. 2:3 Awb).

Met ‘wordt beheerd voor’ wordt bedoeld milieu-informatie die in feite in opdracht van uw organisatie door een natuurlijke of rechtspersoon wordt beheerd. Het kan ook voorkomen dat een deel van de informatie niet in het bezit is van (en ook niet wordt beheerd voor) het bestuursorgaan waaraan het verzoek is gericht. In dat geval geldt de weigering slechts voor dat deel van de informatie.

Ad d. Toepassing weigeringsgronden

Als er sprake is van een verzoek om milieu-informatie, kunnen er specifieke weigeringsgronden van toepassing zijn (artt. 10 en 11 Wob). Van belang is ook dat emissiegegevens een bijzondere positie hebben.

Voor zowel de milieu-informatie als voor de niet milieu-informatie zijn de eenheid van de Kroon (art. 10, lid 1, onder a Wob) en de veiligheid van de Staat (art. 10, lid 1, onder b Wob) nog steeds absolute weigeringsgronden. Informatieverzoeken met betrekking tot die aangelegenheden worden in alle gevallen geweigerd. In de overige gevallen worden de weigeringsgronden gerelativeerd, hetgeen betekent dat er een afweging plaats vindt tussen het belang van de verzoeker (openbaarheid milieu-informatie) en het belang van degene die zijn informatie vertrouwelijk aan de overheid heeft meegedeeld. Daarbij is de openbaarheid van milieu-informatie het uitgangspunt (art. 2 Wob). De openbaarheid van emissiegegevens is overigens in het bijzonder gewaarborgd.

Materiële bepalingen: de uitzonderingsgronden

In art. 2 Wob is expliciet bepaald dat openbaarheid van informatie het uitgangspunt is. De in artikel 10 Wob genoemde uitzonderingsgronden moeten restrictief worden toegepast. Dit was al vaste jurisprudentie. Meer specifiek kan het volgende worden opgemerkt.

• Weigeringsgrond ‘bedrijfs- en fabricagegegevens’ (art. 10, lid 1, onder c Wob).

Dit betekent dat het bestuursorgaan bij haar beslissing op een verzoek om aan de overheid verstrekte bedrijfs- en fabricagegegevens openbaar te maken dient na te gaan of het:

  1. Bedrijf bij de verstrekking van de gegevens kenbaar heeft gemaakt dat de bedrijfs- en fabricagegegevens vertrouwelijk zijn.
  2. Daadwerkelijk bedrijfs- en fabricagegegevens betreft. Hiervan is sprake indien en voorzover uit die gegevens wetenswaardigheden kunnen worden gelezen of afgeleid met betrekking tot de technische bedrijfsvoering of het productieproces dan wel met betrekking tot de afzet van producten of de kring van afnemers en leveranciers. Ook gegevens die de financiële bedrijfsvoering betreffen kunnen onder omstandigheden als bedrijfsgegevens worden aangemerkt.
  3. Milieu-informatie betreft.
  4. Emissiegegevens betreft.

Indien het antwoord op de vragen 1 tot en met 3 bevestigend en het antwoord op vraag 4 ontkennend luidt dient het bestuursorgaan een actieve afweging te maken tussen het belang van de vertrouwelijkheid van die gegevens enerzijds en het belang van vrije toegang tot die informatie anderzijds (art. 10, lid 4, sub b Wob). Hierbij wordt onder andere gedacht aan energiegegevens, productiegegevens, brandstofverbruik en methoden die zijn gebruikt voor het opstellen van de emissiegegevens (hierna: onderliggende gegevens).

Factoren die in ieder geval bij de belangenafweging betrokken worden:

  1. Op welk detailniveau deze informatie beschikbaar gesteld moet worden. Naarmate de verstrekking van deze gegevens op een lager detailniveau plaatsvindt, zal de aantasting van de concurrentiepositie minder van belang zijn.
  2. Of in Europees verband voorschriften zijn opgenomen over de rapportage van de gegevens door het bedrijf aan het bestuursorgaan.
  3. Of het bedrijf op een nationale, Europese of mondiale markt opereert.

Voorbeeld:

In de energie-intensieve industrie zijn energieverbruikcijfers de belangrijkste variabele voor zover deze te herleiden zijn naar specifieke processen of producten. Informatie over energieverbruik en informatie over het soort energiedrager per product kan cruciale informatie opleveren over de variabele kosten van het betrokken proces en/of product. Analyse hiervan kan voor concurrenten waardevolle informatie opleveren over de prijsopbouw. De concurrenten leren daarmee namelijk de sterke en zwakke punten van het betreffende bedrijf kennen en kunnen door prijsmanipulaties van een concurrerend product hierop anticiperen. Daarbij moet bedacht worden dat een aantal bedrijven (raffinaderijen, staal, chemie) op een mondiale markt opereert, waardoor niet alleen de Europese verhoudingen maatgevend zijn voor de concurrentiekracht van de bedrijven. In het licht van deze overwegingen wordt aan bescherming van het bedrijfsbelang een zwaar gewicht toegekend wat betreft de vertrouwelijke behandeling van onderliggende gegevens waaruit het energieverbruik van individuele processen en/of producten kan worden afgeleid.

Steeds zal echter per concreet geval een afweging moeten worden gemaakt.

In de circulaire vertrouwelijke behandeling bedrijfs-, fabricage- en NAW-gegevens (pdf, 212 kB) van het Ministerie van VROM van maart 2009 wordt uitvoerig aandacht besteed aan de weigeringsgrond ‘bedrijfs- en fabricagegegevens’. Naar de verdere inhoud hiervan wordt hier kortheidshalve verwezen.

• Weigeringsgrond ‘betrekkingen van Nederland met andere staten en internationale organisaties’ (art. 10, lid 2, onder a Wob)

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties.

• Weigeringsgrond ‘economische of financiële belangen van de Staat en andere bestuursorganen (art. 10, lid 2, onder b Wob)

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de economische of financiële belangen van de Staat of andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen. Voor milieu-informatie wordt deze weigeringsgrond ingeperkt: de openbaarheid kan dan alleen worden geweigerd indien het tevens handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter.

• Weigeringsgrond ‘opsporing en vervolging van strafbare feiten’ (art.10, lid 2, onder c Wob)

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

• Weigeringsgrond ‘inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen (art.10, lid 2, onder d Wob)

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang van inspectie, controle en toezicht door het bestuursorgaan.

• Weigeringsgrond ‘eerbiediging persoonlijke levenssfeer’ (art. 10, lid 2, onder e Wob)

Het verstrekken van informatie ingevolge de Wob blijft achterwege voor zover het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Bij de belangenafweging wordt in ieder geval in aanmerking genomen of openbaarmaking van de gegevens de betreffende persoon in een kwetsbare positie zou kunnen brengen. Voorzover de informatie tevens NAW-gegevens betreft wordt verwezen naar paragraaf 5 van de circulaire vertrouwelijke behandeling bedrijfs-, fabricage-, en NAW-gegevens (pdf, 212 kB) van het Ministerie van VROM van maart 2009.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de betrokkene afstand kan doen van de bescherming die de Wet bescherming persoonsgegevens biedt (art. 10, lid 3 Wob).

• Weigeringsgrond ‘belang eerste kennisname’ (art.10, lid 2 onder f Wob).

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het belang, dat de geadresseerde heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie.

• Weigeringsgrond ‘onevenredige bevoor- of benadeling’ (art. 10, lid 2, onder g Wob)

Het verstrekken van informatie op grond van de Wob blijft achterwege voor zover het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. Deze weigeringsgrond is niet van toepassing als de informatie ook milieu-informatie betreft (art. 10, lid 6 Wob)

• Weigeringsgrond ‘bescherming van het milieu’ (art. 10, lid 7, onder a Wob)

In art. 10, lid 7, onder a, Wob is voor milieu-informatie een weigeringsgrond opgenomen voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het belang van bescherming van het milieu. Het bestuursorgaan kan besluiten de openbaarmaking van milieu-informatie achterwege te laten indien dit het milieu schade kan berokkenen. Deze grond kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de precieze locatie van het voortplantingsgebied van een bedreigde diersoort niet openbaar te maken.

• Weigeringsgrond ‘beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage’ (art. 10, lid 7, onder b Wob)

In artikel 10, lid 7, onder b, Wob is voor milieu-informatie een weigeringsgrond opgenomen voorzover het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage De exacte locatie van een opslagtank met gevaarlijke stoffen zou op deze grond niet openbaar behoeven te worden gemaakt.

• Weigeringsgrond ‘persoonlijke beleidsopvattingen’(art. 11 Wob).

De milieu-informatie kan worden geweigerd als het informatie is uit documenten ten behoeve van intern beraad waarin persoonlijke beleidsopvattingen aanwezig zijn.

Deze weigeringsgrond vergt een afweging tussen het belang van openbaarmaking enerzijds en de bescherming van persoonlijke beleidsopvattingen anderzijds die opgenomen zijn in documenten ten behoeve van intern beraad (art. 11 Wob). Indien het eerste belang zwaarder weegt, wordt de informatie, ontdaan van de persoonlijke beleidsopvattingen, verstrekt. Deze weigeringsgrond is aangepast op basis van het verdrag: de belangenafweging ontbrak in de oude Wob.

• Emissiegegevens

Binnen de milieu-informatie nemen gegevens over emissies in het milieu een bijzondere positie in, omdat deze in beginsel openbaar zijn. Bij het toepassen van art. 10 Wob op milieu-informatie, moet het bestuursorgaan nagaan of de betreffende informatie betrekking heeft op emissies in het milieu. Aan de openbaarmaking van emissiegegevens wordt een zwaar gewicht toegekend (artikel 10, lid 8, Wob).

De volgende weigeringsgronden om gegevens openbaar te maken gelden niet indien de gegevens tevens emissiegegevens betreffen (art. 10, lid 4, Wob):

  1. bedrijfs- en fabricagegegevens (art. 10, lid 1, sub c) en er door openbaarmaking geen sprake is voor risico’s voor de beveiliging van het bedrijf of sabotage (artikel 10, lid 7, onder b, Wob);
  2. persoonsgegevens (art. 10, lid 1, sub d);
  3. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (art. 10, lid 2, sub e);
  4. de bescherming van het milieu (art. 10, lid 7, sub a).

• Splitsen van informatie.

Gezien het uitgangspunt van openbaarheid van informatie, moet het bestuursorgaan, bij toepassing van een uitzonderingsgrond, een zo groot mogelijk gedeelte van de informatie waarom is verzocht, verstrekken. Dit volgt uit het begrip ‘voor zover’ in art. 10, leden 1, 2 en 7 Wob. In de praktijk betekent dit dat de informatie die niet openbaar wordt gemaakt, uit (de kopie van) het document wordt verwijderd. Op dit punt zijn er geen wijzigingen.

Ad e. Besluit en informatieverstrekking

Overheden moeten afwegen of een derde-belanghebbende mogelijk bezwaar heeft tegen het verstrekken van de informatie. Is dit het geval, dan wordt de informatie niet eerder verstrekt dan twee weken nadat de beslissing is bekend gemaakt (art. 6, lid 3 Wob). Deze derde belanghebbende kan dan een bezwaarschrift indienen en met een voorlopige voorziening van de voorzieningenrechter het verstrekken van de informatie voorkomen.

In alle andere gevallen wordt de informatie gelijktijdig met het nemen van het besluit verstrekt.

Het besluit op een verzoek om informatie wordt bekendgemaakt (art. 3:40 Awb).

5.2 Vergoedingenregime

5.2.1 Algemeen

Overheidsinstanties kunnen een vergoeding vragen voor het verstrekken van milieu-informatie, doch die vergoeding moet redelijk zijn. Dit houdt in dat de vergoeding in principe de werkelijk gemaakte kosten van het produceren van het materiaal in kwestie niet te boven mag gaan. In bijzondere gevallen, wanneer overheidsinstanties milieu-informatie beschikbaar stellen op commerciële basis en dit nodig is om de voortzetting van het verzamelen en publiceren van dergelijke informatie te waarborgen, wordt een op de markt afgestemde vergoeding redelijk geacht. Er kan voor beide betaling vooraf verlangd worden.

Onder bepaalde voorwaarden mag u dus een vergoeding voor het verstrekken van milieu-informatie vragen. De Nederlandse regelgeving is op dit punt in overeenstemming met de richtlijn, ondanks het feit dat de richtlijnbepaling niet letterlijk in de Nederlandse regelgeving is terug te vinden.

In andere Europese richtlijnen, zoals Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie, zijn de bepalingen meer uitgewerkt.

Artikel 5 van de richtlijn bepaalt, dat de toegang tot en het raadplegen van de registers van milieu-informatie (zie handreiking in hoofdstuk 4 `Ordening van milieu-informatie’) kosteloos moet zijn.

Voor het daadwerkelijk verstrekken van (afschriften) van documenten met milieu-informatie kan de overheidsinstantie een redelijke vergoeding vragen (art 5, tweede lid van de richtlijn). Als u een vergoeding verlangt, moet u vooraf het vergoedingregime publiceren. Dat wil zeggen dat u het overzicht van de vergoedingen, de bijbehorende voorwaarden en eventuele vrijstellingen bekend moet maken (art 5, derde lid van de richtlijn).

Er bestaat uiteraard geen plicht om een vergoeding in rekening te brengen. Een kostendekkend tarief wordt in ieder geval geacht een redelijk tarief te zijn (zie considerans Rl. 2003/4 en bijvoorbeeld Richtlijn 2003/98/EG inzake hergebruik van overheidsinformatie).

De richtlijnbepalingen over het vergoedingenregime zijn overigens ook van toepassing op instanties die voor u milieu-informatie beheren.

5.2.2 Vergoedingenregime Rijk

Voor het Rijk is het vergoedingenregime vastgelegd in het Besluit tarieven openbaarheid van bestuur (Stb 1993, 112, besluit op grond van art 12 van de Wob). Dit verandert niet door de richtlijn.

Dit besluit bepaalt dat indien een vergoeding in rekening wordt gebracht voor het verstrekken van kopieën van schriftelijke stukken dit:

- voor minder dan 6 kopieën gratis is;

- voor 6 tot 13 kopieën het tarief € 4,50 is;

- voor 14 of meer kopieën € 0,35 per kopie wordt gerekend.

Als het om kopieën van ander materiaal gaat, bedraagt het bedrag niet meer dan de kostprijs.

Specifiek voor het verstrekken van een uittreksel van een document of een samenvatting van de inhoud van een document geldt dat een tarief van € 2,25 per pagina van het uittreksel of de samenvatting kan worden gerekend.

Voor het Rijksarchief is een aparte regeling met tarieven vastgesteld op basis van art 19 van de Archiefwet (Regeling tarieven Rijksarchiefwet).

Het Rijk zal in lijn met de richtlijn moeten zorgen dat haar registers met milieu-informatie kosteloos te raadplegen zijn.

5.2.3 Vergoedingenregime decentrale overheden

Voor de besturen van de gemeenten, provincies en waterschappen geldt dat als zij een vergoeding vragen eerst een vergoedingenregime moet zijn vastgesteld en bekendgemaakt. Dit kan onder de noemer van "nadere regels omtrent de uitvoering van de Wob"; zie hiervoor art 14, onder b Wob.

Geadviseerd wordt het vergoedingenregime in een (leges)verordening vast te leggen. Er kan daarbij aansluiting gezocht worden bij de tarieven die het Rijk hanteert.

Decentrale overheden zullen in lijn met de richtlijn moeten zorgen dat haar registers van milieu-informatie kosteloos te raadplegen zijn. De VNG zal overigens de model legesverordening aanpassen aan Aarhus.

5.2.4 Let op! Specifieke bepalingen

Los van het vergoedingenregime dat u opstelt en hanteert, geldt op grond van de Wm en de Awb het volgende:

Art 19.1 b Wm bepaalt dat afschriften van beschikkingen op grond van milieuwetten (na verstrijken van de beroepstermijn) kosteloos ingezien kunnen worden en een kopie wordt verstrekt tegen ten hoogste de kostprijs.

Op grond van de Awb geldt bovendien dat voor een afschrift van de aanvraag van een besluit, het ontwerpbesluit, het bezwaarschrift, het beroepschrift - en daarop betrekking hebbende stukken - ten hoogste de kosten in rekening worden gebracht (zie art 3:11, derde lid, art 3:22 derde lid, art 7: 4, vierde lid en art 7:18, vierde lid Awb).

N.B. De verzoeker kan vragen om de informatie te leveren in een bepaalde vorm. Dit verzoek moet redelijk zijn. De richtlijn leidt niet tot een plicht om informatie te bewerken als de informatie al op een eenvoudig toegankelijke wijze beschikbaar is (zie ook Handreiking onder B). Evenmin leidt de richtlijn tot de verplichting om informatie waarover u niet beschikt (of die niet voor u wordt beheerd) te gaan verzamelen.

5.3 Auteursrechten en openbaarheid van informatie

Openbaarheid en intellectuele eigendom zijn twee sporen die naast elkaar bestaan.

Voor de bij de overheidsinstanties in bezit zijnde milieu-informatie zal in de meeste gevallen auteursrecht gelden. Dit auteursrecht berust bij de opsteller van de informatie, maar zal in veel gevallen via contracten voor levering van informatie ook zijn overgedragen aan de overheidsinstantie. In die gevallen dat de overheidsinstantie inderdaad zelf ook de auteursrechten bezit, zal er zich geen probleem voordoen bij het openbaar maken van de informatie.

In die gevallen dat de overheidsinstantie (gedeeltelijk) niet over de auteursrechten beschikt, zal deze bij passieve openbaarmaking de verkrijger van de informatie erop moeten wijzen dat er auteursrechten op de informatie rusten, dit onder gelijktijdige vermelding van eigenaar van deze rechten. Bij actieve openbaarmaking zal de overheidsinstantie deze mededeling ook moeten doen, omdat anders de auteursrechten komen te vervallen. Een gevolg hiervan kan een claim van de oorspronkelijke rechthebbende bij de overheidsinstantie zijn.

Het is in alle gevallen raadzaam om de status van de auteursrechten in het leveringscontract expliciet op te nemen, ongeacht voor welke status wordt gekozen.

De door de overheidsinstantie te betalen vergoeding voor het gebruik van de informatie (lees hierbij ook openbaar maken) kan in geval van passieve openbaarmaking (deels) worden meegenomen in de te vragen vergoeding.


Uw onderwerpen