Aanvullende informatie voor beoordelen aanvraag vergunning/maatwerk
Soms is een aanvraag onvolledig. Of blijkt bij de beoordeling dat de aanvraag niet voorzien is van voldoende informatie. Dan kan het bevoegde gezag de aanvraag buiten behandeling laten. Het bevoegde gezag moet daarvoor wel eerst de aanvrager de mogelijkheid geven om de aanvraag aan te vullen. De aanvrager krijgt deze mogelijkheid altijd. De proceduretijd stopt, terwijl het bevoegde gezag op informatie wacht.
Inhoud
Alleen relevante informatie
De aanvrager zal niet altijd weten welke gegevens en documenten het bestuursorgaan nodig heeft. Daarom moet het bestuursorgaan aanvullende gegevens kunnen vragen. Hierbij mag het alleen gaan om informatie die nodig is om een juiste beslissing te kunnen nemen. Informatie waarin zij wel geïnteresseerd is, maar die voor de beslissing op de aanvraag niet nodig is, mag zij niet vragen.
Het moet duidelijk zijn dat de bij een aanvraag verstrekte gegevens of documenten onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Of onvoldoende voor de beoordeling van de voorbereiding van de beschikking (artikel 4:5 lid 1 onderdeel c Algemene wet bestuursrecht (Awb)). Daarbij moet het bevoegde gezag ook afwegen of het gaat om gegevens die de aanvrager nog niet heeft.
De wetgever bedoelt hiermee dat het moet gaan om gegevens waarvan het redelijk is om deze van de aanvrager te verwachten. Bovendien zal de moeite die de aanvrager moet doen in redelijke verhouding moeten staan tot het belang bij de aanvraag. Dit is een afweging van het bevoegd gezag die gemotiveerd moet worden.
Bij deze motivatie gaat het niet alleen om wat het bevoegde gezag mist voor de beoordeling. Het gaat er ook om te motiveren waarom het bevoegde gezag denkt dat de initiatiefnemer hier makkelijker aan kan komen dan zijzelf. Dan is het aan de initiatiefnemer om voor de ontbrekende informatie te zorgen. Dit geldt niet voor in een wettelijk voorschrift aangewezen gegevens en documenten (de indieningsvereisten). Daarvan is al bepaald dat deze wel moeten aangeleverd.
Weigeren van informatie
De aanvrager mag weigeren gegevens en documenten aan te leveren. Dit mag voor zover daarbij de persoonlijke levenssfeer of bedrijfsgeheimen betrokken zijn. Ook als deze gegevens eigenlijk wel nodig zijn voor een goede besluitvorming door het bevoegd gezag. Er moet dan een afweging worden gemaakt tussen het belang daarvan voor de besluitvorming en het belang van geheimhouding ervan tegenover het bestuursorgaan en derden zoals concurrerende bedrijven.
Dit geldt niet voor in een wettelijk voorschrift aangewezen gegevens en documenten. Daarvan is al bepaald dat deze wel moeten worden aangeleverd (artikel 3:4 Awb). Het toenmalige ministerie van VROM heeft een circulaire vastgesteld over vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens (pdf, 209 kB).
Stilzetten proceduretijd
De proceduretijd stilzetten (opschorten) mag vaker dan één keer. Dit blijkt uit artikel 4:15 Awb. Kanttekening hierbij is wel dat het niet de bedoeling is steeds opnieuw informatie te vragen, daar waar die bijvoorbeeld eerder al samen met andere nadere gegevens gevraagd had kunnen worden.
Door steeds opnieuw informatie te verlangen, wordt de proceduretermijn immers ook steeds langer. Ook een initiatiefnemer kan vragen om de proceduretijd langer stil te zetten, bijvoorbeeld omdat informatie uit het buitenland moet komen.
Het stilzetten van de proceduretijd kent geen duidelijke vastgestelde. Uit artikel 4:15 Awb blijkt dat het bevoegde gezag een termijn stelt voor bijvoorbeeld het aanvullen van gegevens.