Deel II: Voorbereiding Controlebezoek

Verzamelen informatie over de inrichting

Veel informatie kunt u vinden in de rapportage Informatieplicht. Deze kunt u ophalen via eLoket van de RVO. Ook in het bedrijfsdossier kunt u veel informatie vinden. Als het niet lukt de informatie vooraf te verzamelen, bijvoorbeeld als de drijver de rapportage Informatieplicht (nog) niet heeft ingediend, ziet u deze in tijdens het controlebezoek. Informatiebronnen zijn onder andere:

• afrekeningen van de energieleverancier
• periodieke opnames van meterstanden
• eerder uitgevoerde Energiebesparingsonderzoeken en/of energiescans (niet ouder dan 4 jaar)
• het energielabel
• inschatting van de leverancier (in geval van oprichting van de inrichting en nieuwbouw)
• inschatting van andere ODs die ook een vestiging van hetzelfde bedrijf in hun toezichtsgebied hebben.
• een eigen inschatting door:
  • ervaringscijfers bij overeenkomstige bedrijven, let op of de cijfers niet verouderd zijn (raadpleeg de branchevereniging of de database van de omgevingsdienst)
  • kengetallen voor het energiegebruik. (Kennisinstituut ISSO heeft een nieuwe versie ontwikkeld van Energiecijfers en –tabellen. Hierin staan kentallen over energiegebruik. ECN heeft lijsten voor elektriciteits- en gasverbruik beschikbaar op adresniveau)
  • veelgebruikte kentallen. Als het bedrijf afwijkt, wil dat niet zeggen dat het bedrijf het goed of slecht doet. Het is een aanwijzing om hier extra aandacht aan te besteden bij een controle.

Aan de hand van de rapportage van de tweede ronde informatieplicht Energiebesparing, op te halen via eLoket van de RVO en de informatie uit een eventuele onderzoeksplichtrapportage, kunt u het volgende bepalen:

• Kiest de drijver voor de erkende maatregelensystematiek of wijkt hij hiervan af.
• Welke rubriceringscode  heeft de informatieplichtrapportage meegekregen? Dit t.b.v. informatiegestuurd toezicht.
• Voldoen aan de energiebesparingsplicht.
• Grootte van het energiegebruik.
• Het aantal facultatieve categorieën van de lijsten voor faciliteiten en processen die zijn geselecteerd.
• Welke erkende maatregelen zijn al gedeeltelijk of volledig uitgevoerd? Let op: als maatregelen gedeeltelijk zijn uitgevoerd moet er een verplichte toelichting worden opgegeven in de rapportage.
  • Bij sommige maatregelen, uitgevoerd in 2021, 2022 of 2023, moet worden aangegeven hoeveel eenheden van de maatregel zijn uitgevoerd. Dit voor de monitoring aan de Europese Commissie voor de EED richtlijn. Bij maatregelen waar het aantal eenheden niet gevraagd wordt, is dat vanzelfsprekend.
• Het jaartal waarop de gedeeltelijk uitgevoerde toepasselijke erkende maatregel(en) naar verwachting wel volledig zijn uitgevoerd.
• Zijn er alternatieve maatregelen voor een erkende maatregel uitgevoerd? Dit met een verplichte toelichting.
• welke toepasselijke erkende maatregelen moet de drijver nog uitvoeren en wanneer zijn deze maatregelen naar verwachting wel uitgevoerd (jaartal)?
• Van welke erkende maatregelen geeft het bedrijf aan dat ze niet van toepassing zijn omdat de uitgangssituatie niet van toepassing is. Dit met een verplichte toelichting.
• Er niet voldaan is aan de voorwaarden zoals deze in de EML zijn vastgelegd, dit inclusief de van toepassing zijnde randvoorwaarden.
• Welke maatregelen uitgevoerd moeten worden als het natuurlijk moment zich voordoet. En het verwachte jaartal waarop het natuurlijk moment zich voordoet.
• Bij één gebouw op de locatie:
  • Wat is de gebruiksfunctie en het eventuele energielabel van het gebouw (is voldaan aan de renovatiestandaard).
  • Gaat het om een monumentaal gebouw.
• Bij meerdere gebouwen op de locatie:
  • een beschrijving en de gebruiksfunctie van de gebouwen (dit zodat bedrijven bij een gedeeltelijk uitgevoerde maatregel kunnen aangeven in welk gebouw de maatregel al wel is uitgevoerd).
  • Zijn het het monumentale gebouwen?

Achtergrondinformatie

Achtergrondinformatie is geen vereiste voor een controle maar is wel nuttig. Door deze gegevens krijgt u een indruk van de besparingsambitie van de drijver. Daarnaast breidt u de database uit met informatie die u kunt gebruiken bij volgende controles van dit bedrijf. Ook kunt u de informatie gebruiken bij controles van vergelijkbare bedrijven. Denk aan informatie als:

• Deelname aan lokale convenanten
• Keurmerken en/of certificeringen zoals BREEAM-certificering of CO2-prestatieladder
• De productieomvang
• Inhoud (m3) of het vloeroppervlak (m2) van een gebouw, voor hieraan gerelateerde kentallen (voor nieuwbouw of oprichting zijn deze gegevens mogelijk wel nodig)
• Het aantal medewerkers, voor hieraan gerelateerde kentallen
• Wijze van energiemonitoring, om te bepalen of het bedrijf een energiebeheer- of energiemanagementsysteem toepast
• Informatie over gebruikstijden en geïnstalleerd vermogen van energieverbruikers, zoals (elektro)motoren, verwarmingsapparaten zoals cv's, boilers, warmtepompen, compressoren, koelmachines, et cetera.
• De bedrijfstijden-set points (van bijvoorbeeld verlichting, verwarming, koeling of ventilatie)
• De gegevens en ambitie die het bedrijf communiceert over energie (bijvoorbeeld op de website of in het jaarverslag)
• Regionale projectplannen voor Energieverduurzaming of ander stimulerende regelingen waaraan de drijver meedoet of kan meedoen

Naast deze energiebesparingsplicht kunnen er andere verplichtingen over gelden voor inrichtingen. Controleer de wetchecker om na te gaan welke wetgeving geldt.
Ook externe bronnen kunnen geraadpleegd worden zoals bijvoorbeeld:

• Google
• Google streetview
• EP-online.nl voor energielabels
• BAG-viewer van het Kadaster
• Cyclomedia
• EAN-Codeboek
• Handelsregister (KvK)

Als er een milieu- of energiecoördinator werkt bij de inrichting, dan zal deze meestal uw contactpersoon zijn. Deze kan u de basisgegevens leveren. Veel informatie is te vinden in het bedrijfsdossier en in de informatie- en/of onderzoeksplichtrapportages (op te halen uit eLoket van RVO).

Type C bedrijven

Het Activiteitenbesluit maakt onderscheid tussen drie typen inrichting: type A, type B en type C. De energiebesparingsplicht geldt voor alle typen bedrijven. Bij type C bedrijven kunnen in de vergunning voorschriften voor Energiebesparing zijn opgenomen waarvoor overgangsrecht geldt. Bij toezicht en handhaving moet hiermee rekening worden gehouden. Zie voor de uitleg hierover de handreiking.

Aankondigingsbrief

In deze brief geeft u aan dat u van plan bent om een controle uit te voeren. U kunt de drijver alvast op de hoogte brengen van de gewijzigde wetgeving en wat dit voor hem betekent.

Ook kunt u de drijver wijzen op de informatieplicht energieverduurzaming en de informatie hierover op de website van de RVO.

Verder kunt u de checklist van ODNL toevoegen met het verzoek deze voorafgaand aan het controlebezoek in te vullen en terug te sturen.
De drijver zorgt er vervolgens voor dat:

• u de juiste personen te spreken krijgt (bijvoorbeeld het hoofd van de technische dienst, de energiecoördinator of de verantwoordelijke voor het energiegebruik)
• u toegang heeft tot technische ruimtes
• documenten klaarliggen, zoals bijvoorbeeld onderhoudsrapporten van installaties en de energie- en gasrekening.